Chuyên viên Hành chính (Khu vực Hồ Chí Minh)

1. Quản lý và điều phối hoạt động hành chính:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động hành chính của Văn phòng.
Phân công, điều phối và giám sát công việc của đội ngũ Nhân viên Hành chính.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ hành chính, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của các phòng ban.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn dịch vụ hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
2. Quản trị tài sản và cơ sở vật chất:
Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và cơ sở vật chất của Văn phòng.
Kiểm soát việc cấp phát, thu hồi, điều chuyển và kiểm kê tài sản định kỳ.
Giám sát việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, cảnh quan và các dịch vụ thuê ngoài.
3. Quản lý ngân sách và mua sắm hành chính:
Lập kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm.
Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
Tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và quản lý chất lượng dịch vụ.
Theo dõi hợp đồng, thanh toán và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.
4. Công tác văn thư - lưu trữ:
Kiểm soát việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Đảm bảo hồ sơ hành chính được lưu trữ đầy đủ, khoa học và bảo mật.
Kiểm soát việc trình ký và luân chuyển văn bản theo quy định.
5. Công tác hậu cần và sự kiện:
Chủ trì tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
Điều phối công tác tiếp đón lãnh đạo Tập đoàn, đối tác và các đoàn khách.
Kiểm soát việc đặt phòng họp, phương tiện, khách sạn, vé máy bay và các dịch vụ liên quan.
6. Quản lý nhà cung cấp:
Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.
Đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp.
Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng và SLA.
7. Báo cáo và quản trị đội ngũ:
Lập các báo cáo định kỳ về tài sản, ngân sách, chi phí hành chính và hiệu quả vận hành.
Hướng dẫn, đào tạo và kèm cặp Nhân viên Hành chính.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo phân công của cấp quản lý.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.