Chuyên Viên Hành Chính Lễ Tân (Senior/Trưởng Nhóm)

I. Công việc Lễ tân
Đón tiếp khách đến làm việc tại công ty.
Trực tổng đài, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, bưu phẩm.
Quản lý phòng họp, chuẩn bị nước uống và các điều kiện phục vụ các cuộc họp.
Hỗ trợ tiếp đón đối tác, khách hàng theo yêu cầu.
II. Công việc Hành chính
Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và tài sản văn phòng.
Theo dõi, cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban.
Hồ sơ hành chính và lưu trữ tài liệu.
Theo dõi hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, internet, nước uống, chuyển phát nhanh...).
Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, visa (nếu có) cho cán bộ nhân viên.
Theo dõi và thanh toán các chi phí hành chính.
Phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ, sinh nhật, đào tạo, hội nghị, team building.
Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và đầy đủ tiện nghi.
Quản lý thu chi công đoàn của công ty. Phối hợp thăm hỏi tặng quà khi phát sinh theo chính sách.
III. Công việc Thu mua
Tiếp nhận đề nghị mua hàng từ các phòng ban kết hợp với phòng IT Support
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Thực hiện lấy báo giá, so sánh giá và đề xuất phương án mua hàng.
Lập đơn đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng.
Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhận.
Phối hợp với kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo dõi hợp đồng mua sắm và lưu trữ hồ sơ mua hàng.
Quản lý chi phí mua sắm theo ngân sách được phê duyệt.
IV. Báo cáo
Báo cáo định kỳ tình hình mua sắm.
Báo cáo tình trạng sử dụng văn phòng phẩm và tài sản.
Báo cáo các chi phí hành chính theo tháng.
Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp quản lý.