Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

Dịch vụ hành chính:
Tư vấn hành chính: trả lời, hướng dẫn, cung cấp thông tin mảng hành chính.
Cung cấp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu phục vụ sản xuất kinh doanh.
Thực hiện các thủ tục hồ sơ với đối tác/cơ quan quản lý nhà nước trong phạm vi hành chính và các thủ tục khác: Đăng ký kinh doanh, thay đổi đăng ký kinh doanh, làm hộ chiếu visa, đặt vé máy bay, phòng cho Ban Giám đốc và Cán bộ nhân viên công tác.
Nhận thông tin và tổ chức các hoạt động công đoàn: thăm ốm, hiếu/hỉ trong nội bộ công ty.
Khánh tiết: Tham gia vào việc lên kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất nhà cung cấp tổ chức các hoạt động gắn kết cán bộ nhân viên trong công ty: teambuilding, Trung Thu, các dịp lễ khác (nếu có).
Cung cấp các dịch vụ văn phòng khác: văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, y tế, ăn uống, vệ sinh, lễ lạt.
Hướng dẫn, kiểm soát và thực hiện các quy định về văn phòng:
Quy định sử dụng con dấu.
Quy định 5S và các nội quy về văn phòng, kho.
Nội quy phòng họp, tiếp khách.
Các nội quy chung khác trong Nội quy chung (trang phục, diện mạo, dịch tễ).
Công tác văn thư, lưu trữ:
Tiếp nhận và gửi công văn đi/đến.
Lưu trữ theo quy định (hồ sơ Công ty, văn bản pháp lý, hợp đồng dịch vụ, văn phòng phẩm, công văn đi đến).
Cập nhật, theo dõi và xử lý hồ sơ lưu trữ.
Quản lý con dấu, đóng dấu văn bản.
Quản lý mảng tạp vụ, lái xe, bảo trì:
Phân công công việc cho lái xe, tạp vụ, bảo trì hiệu quả.
Cập nhật tình hình sử dụng xe, công tác vệ sinh, bảo trì.
Rà soát, xây dựng quy định sử dụng xe, định mức xe (xăng dầu), quy định 5S, quy định bảo trì theo từng thời điểm.
Quản lý tài sản:
Thực hiện theo dõi công tác mua sắm, quản lý tài sản.
Đảm bảo tối ưu việc sử dụng tài sản văn phòng chung (tối ưu chi phí và hiệu quả sử dụng).
Thực hiện các thủ tục mua sắm và thanh lý tài sản chung (các phòng đặc thù tự làm thủ tục).
Cập nhật, xây dựng quy trình mua sắm và quản lý tài sản.
Quản lý, kiểm soát chi phí hành chính hiệu quả:
Theo dõi, tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính chung phát sinh trong tháng và cung cấp các số liệu cần thiết của các bộ phận khi có yêu cầu.
Tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá và đàm phán với các đối tác cung cấp dịch vụ cho công ty.
Kiểm soát các chi phí được xây dựng và duyệt theo định kỳ hoặc phát sinh.
Chủ động tối ưu hóa các chi phí và đề xuất các phương án sử dụng chi phí hiệu quả.
Công việc hành chính khác: Thực hiện các công việc theo yêu cầu của Trưởng phòng.