Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc
1. Kiểm soát chi phí
Lập kế hoạch ngân sách: Chủ trì xây dựng ngân sách chi phí hành chính hàng quý, hàng năm; kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí hoạt động theo từng bộ phận.
Xây dựng công cụ quản trị: Thiết lập các công cụ, biểu mẫu kiểm soát chi phí và đánh giá mức độ tối ưu hóa chi phí của từng phòng ban.
Phân tích & Đề xuất: Tổng hợp, so sánh chi phí thực tế với hạn mức đã phê duyệt; từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến để sử dụng chi phí hiệu quả hơn.
Quản lý thanh toán: Trực tiếp quản lý hợp đồng và thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí tiện ích, văn phòng định kỳ hàng tháng.
2. Quản lý tài sản & CCDC
Quản lý Mua sắm tổng hợp: Theo dõi định mức sử dụng, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát tài sản, CCDC, thiết bị bảo hộ lao động cho các phòng ban. Tìm kiếm, khảo giá và duy trì mối quan hệ với các đối tác cung ứng dịch vụ hành chính để tối ưu hóa chất lượng và giá thành.
Quản lý vòng đời tài sản: Là đầu mối tiếp nhận tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động và thực hiện các nghiệp vụ: cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, sửa chữa, thu hồi, thanh lý hoặc tiêu hủy tài sản.
Giám sát & Tuân thủ: Đảm bảo tài sản, công cụ, vật dụng văn phòng được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và đúng quy định của Công ty.
Kiểm kê & Báo cáo: Chủ trì thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất; lập báo cáo chi tiết về danh mục, số lượng và tình trạng tài sản trên toàn hệ thống.
Phối hợp với các Phòng/Ban chuyên môn: Phối hợp chặt chẽ với Ban Tài chính - Kế toán để kiểm soát việc phân bổ chi phí và khấu hao tài sản; Phối hợp/thực hiện xây dựng/điều chỉnh Quy chế, Quy định có liên quan
3. Hành chính tổng hợp
Quản lý vận hành văn phòng: Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp (Giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ như: vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, thu gom rác thải...)
Hỗ trợ sự kiện: Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, kỷ niệm hoặc các buổi hội họp quan trọng.
An toàn & Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Phối hợp tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống PCCC, tập huấn an toàn lao động và đảm bảo các tiêu chuẩn về vệ sinh môi trường tại nơi làm việc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi công việc theo yêu cầu của cấp trên.