Chuyên Viên Hành Chính Quản Trị

1. Tham gia, lập kế hoạch xây dựng soạn thảo các văn bản
- Xây dựng các chính sách về hành chính
- Xây dựng các quy trình quy định liên quan đến phòng Hành chính & Quản lý Hệ thống
- Xây dựng những quy trình, quy định liên quan đến công tác phối hợp từ Phòng Hành Chính & Quản lý Hệ thống đến các Phòng ban đơn vị, phân xưởng.
- Xây dựng chính sách thi đua khen thưởng, chăm sóc sức khỏe và đởi sống cho CBCNV tại công ty.
- Lập kế hoạch ngân sách (dự trù kinh phí) của P.HC&QLHT
- Lập kế hoạch ngân sách mua sắm thiết bị văn phòng.
- Tổng hợp lưu trữ, hệ thống hóa để quản lý (Văn bản, Nghị quyết, Nội quy , quy định, quy trình, quy chế,...)
2. Quản lý phế liệu được phép bán của công ty
- Hàng ngày kiểm tra mặt bằng khu vực để phế liệu được phép bán của công ty;
- Đôn đốc các đơn vị lập đề nghị bán phế liệu theo quy định của công ty khi phế liệu trên mặt bằng đầy;
- Làm thủ tục chào giá cạnh tranh và ký kết hợp đồng bán phế liệu của công ty;
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng bán phế liệu với các đối tác;
- Cập nhật, lưu hồ sơ và báo cáo về công tác phế liệu được phép bán định kỳ theo quy định hoặc khi được yêu cầu.
3. Tham gia kiểm soát quá trình cân bán phế liệu
- Tham gia tổ giám sát cân bán phế liệu và thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy định của công ty;
- Đối chiếu, tổng hợp số liệu bán phế liệu và báo cáo Trưởng phòng;
- Ghi chép, lưu giữ hồ sơ về việc giám sát cân bán phế liệu, xuất trình và báo cáo khi có yêu cầu.
4. Đảm nhận trách nhiệm công việc quản lý Tài Sản của Công ty (áp dụng Khu Văn Phòng).
- Nhận, tiếp nhận bàn giao các tài sản, thiết bị từ các phòng, ban, đơn vị theo chức năng nhiệm vụ .
- Bảo quản, theo dõi tài sản nhằm linh hoạt cho việc cấp phát tránh lãng phí, thất thoát.
- Đầu mối sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng các thiết bị khi hỏng hóc (Tìm đơn vị sửa chữa,, bảo hành,...)
- Đánh giá, xác nhận khấu hao tài sản (Máy vi tính, máy in, photocopy, điều hòa nhiệt độ, bàn ghế, công cụ dụng cụ,... liên quan đến hoạt động làm việc của CBCNV, lãnh đạo tại cty)
- Tổng hợp, báo cáo, tìm đơn vị thu mua, đưa ra các phương án thanh lý tài sản khi ko sử dụng đến, không sử dụng được.
- Đánh mã tài sản, mở sổ theo dõi tài sản (Thiết bị, dụng cụ tại VP)
5. Xây dựng, theo dõi, tuân thủ Bộ Tiêu chuẩn ISO
- Tham gia xây dựng đóng góp ý kiến chuyên môn, theo chức năng của phòng.
- Tham mưu lãnh đạo phòng việc tuân thủ các quy trình quy chế, quyền hạn của phòng
6. Thực hiện các công việc phân công, công việc khác của Lãnh đạo Phòng.
- Phối hơp hỗ trợ công việc liên quan đến tâm linh (ngày lễ, tết, sự kiện,...)
- Thực hiện thanh toán một số chi phí hành chính phát sinh hoặc sự vụ được lãnh đọa phòng phân công
- Tham gia, hỗ trợ các công việc liên quan đến hiếu hỉ, công đoàn, từ thiện, hoạt động phong trào...
- Các công tác phát sinh khi lãnh đạo phòng yêu cầu.
- Thực hiện công tác báo cáo theo quy định.