1. Mục tiêu công việc
Đảm bảo công tác hậu cần - hành chính - lễ tân của công ty được vận hành thông suốt; hỗ trợ các lãnh đạo Trung Quốc trong công việc hàng ngày; duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, nề nếp, đúng chuẩn doanh nghiệp Trung Quốc.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Công tác hành chính - tổng hợp
•
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị; lập kế hoạch mua sắm, theo dõi sử dụng.
• Soạn thảo, ban hành thông báo, quyết định hành chính song ngữ Trung - Việt.
• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ hồ sơ, văn bản đi/đến; quản lý con dấu công ty theo quy định.
• Theo dõi hợp đồng thuê văn phòng, báo cáo định kỳ, hóa đơn điện - nước - internet - dịch vụ.
• Hỗ trợ tổ chức họp, hội nghị, sự kiện, công tác tiếp khách Trung Quốc - Việt Nam.
2.2. Công tác lễ tân - hậu cần
• Đón tiếp đối tác, đoàn chuyên gia, lãnh đạo Trung Quốc sang Việt Nam công tác.
• Sắp xếp xe đưa đón, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, chuẩn bị phòng họp và bữa ăn.
• Phụ trách công tác y tế, an toàn lao động cơ bản, vệ sinh văn phòng.
• Theo dõi sử dụng canteen, đặt suất ăn trưa/chiều, phối hợp
bếp trưởng.
2.3. Hỗ trợ nhân sự
• Hỗ trợ công tác chấm công, quản lý ngày phép,
làm thêm giờ.
• Hỗ trợ ký kết hợp đồng lao động, chuẩn bị hồ sơ nhân viên, bảng lương cơ bản.
• Hỗ trợ truyền đạt thông tin của Ban Lãnh đạo Trung Quốc đến nhân viên Việt Nam.
3.1. Trình độ & chuyên môn
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính, Văn thư, Quản trị nhân lực, Ngôn ngữ Trung Quốc hoặc lĩnh vực liên quan.
• Thành thạo tiếng Trung 4 kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết). HSK5 trở lên.
3.2. Kinh nghiệm
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại công ty Trung Quốc
• Có kinh nghiệm hành chính, văn thư, lễ tân hoặc nhân sự.
3.3. Kỹ năng
• Thành thạo Word - Excel - PowerPoint; biết soạn văn bản hành chính chuẩn.
• Giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt.
• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, xử lý tình huống.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực, sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có đoàn lãnh đạo Trung Quốc.
3.4. Phẩm chất
• Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm cao.
• Tôn trọng kỷ luật, tuân thủ văn hóa doanh nghiệp Trung Quốc (ôn hòa - kỷ luật - hiệu quả).
• Có tinh thần hợp tác và hỗ trợ đồng nghiệp.