Quản trị hành chính văn phòng:
-
Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, cơ sở vật chất và đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, chuyên nghiệp
- Soạn thảo, lưu trữ và xử lý các loại văn bản hành chính: công văn, hợp đồng, thông báo nội bộ
- Tiếp nhận và xử lý thư từ, tài liệu đến/đi, đảm bảo luồng thông tin thông suốt
Hỗ trợ vận hành nội bộ
- Phối hợp với các phòng ban để theo dõi tiến độ công việc, tổng hợp báo cáo tuần/tháng
- Tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nội bộ: đặt phòng, chuẩn bị tài liệu, tiếp khách
- Quản lý lịch làm việc, lịch công tác của lãnh đạo (nếu có)
Quản lý chi phí và hồ sơ
- Theo dõi và tổng hợp các khoản chi phí hành chính: điện, nước, internet, văn phòng phẩm...
- Đối chiếu hóa đơn, lập phiếu thu/chi, hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thanh toán và báo cáo
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công (nếu kiêm nhiệm)
Thiết lập biểu mẫu và quy trình nội bộ
- Biểu mẫu: đơn khởi kiện, phiếu theo dõi tiến trình, báo cáo rủi ro pháp lý
- Quy trình: từ tiếp nhận vụ việc → phân tích → xử lý → lưu trữ hồ sơ
- Phân quyền: ai được tiếp cận hồ sơ, ai chịu trách nhiệm xử lý từng giai đoạn
Quản lý pháp lý nội bộ trong doanh nghiệp
- Hồ sơ pháp lý: hợp đồng, biên bản, giấy phép, văn bản pháp quy
- Tiến trình vụ kiện: thời gian thụ lý, lịch xét xử, kết quả bản án
- Tương tác với luật sư và cơ quan tố tụng: cập nhật phản hồi, chuẩn bị tài liệu
- Báo cáo rủi ro pháp lý: phân tích vụ việc, đề xuất hướng xử lý
- Lưu trữ và bảo mật hồ sơ: tuân thủ quy định về bảo mật thông tin pháp lý
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị, Kế toán hoặc các ngành liên quan
Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm quản lý nội bộ như MISA, AMIS
Kỹ năng mềm:
- Giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt
- Tổ chức công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả
- Tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, bảo mật thông tin
