Chuyên viên Hành chính - Văn phòng Điều hành (KV Phú Quốc)

1. Công tác khách ngoại giao:
Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp chuẩn bị và phục vụ các đoàn khách ngoại giao, khách quốc tế, khách cấp cao đến làm việc.
Chuẩn bị các điều kiện phục vụ đoàn khách: lịch trình, phương tiện, lưu trú, địa điểm làm việc, phòng họp, ăn uống và các yêu cầu hậu cần liên quan.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác đón, tiễn và hỗ trợ khách trong suốt chương trình.
Chuẩn bị các tài liệu, bảng tên, quà tặng, vật phẩm và các nội dung phục vụ công tác tiếp đón.
Theo dõi lịch trình đoàn khách, cập nhật thay đổi và xử lý các phát sinh trong quá trình phục vụ.
Thực hiện tổng hợp hồ sơ, chứng từ và chi phí liên quan đến công tác phục vụ khách.
2. Logistics khách đoàn:
Lập và triển khai kế hoạch logistics cho các đoàn khách theo từng chương trình.
Điều phối phương tiện đưa đón, lưu trú, ăn uống, phòng họp và các dịch vụ hậu cần khác.
Phối hợp với các nhà cung cấp để đặt và kiểm soát dịch vụ theo kế hoạch.
Theo dõi số lượng khách, lịch trình, yêu cầu đặc biệt và các thay đổi của đoàn.
Kiểm tra chất lượng dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo chương trình được triển khai đúng kế hoạch.
Tổng hợp chi phí, hồ sơ thanh toán và đánh giá chất lượng dịch vụ sau chương trình.
3. Công tác sự kiện:
Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, chương trình đối ngoại và các hoạt động nội bộ của đơn vị.
Thực hiện công tác hậu cần sự kiện: địa điểm, setup, phòng họp, phương tiện, ăn uống, nhân sự phục vụ, tài liệu, quà tặng và các vật dụng liên quan.
Phối hợp với các phòng/ban, đơn vị thành viên, nhà cung cấp và đối tác để triển khai chương trình.
Theo dõi tiến độ chuẩn bị, kiểm tra hiện trường và xử lý các vấn đề phát sinh trước và trong sự kiện.
Thực hiện tổng hợp hồ sơ, chi phí và các báo cáo sau chương trình.
4. Hành chính tổng hợp:
Tiếp nhận, tổng hợp và xử lý các yêu cầu hành chính phục vụ hoạt động của đơn vị.
Thực hiện công tác đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện và các dịch vụ phục vụ công tác.
Quản lý và theo dõi việc sử dụng phòng họp, tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các dịch vụ hành chính.
Phối hợp thực hiện mua sắm, sửa chữa, bảo trì và cung cấp các dịch vụ hành chính theo nhu cầu.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu hành chính theo quy định.
Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ và đột xuất.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.