Chuyên viên hành chính & văn thư

Mô tả Công việc
Hành chính văn phòng
- Tổ chức thực hiện công tác hậu cần như: Đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, đi lại, tổ chức sự kiện nội bộ,...
- Kiểm soát việc tổ chức công tác tiếp đón khách hàng, đối tác tại các văn phòng công ty
- Kiểm soát chi phí chung của công ty như: đi phí đi lại, công tác, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, internet...
- Quản lý hợp đồng, chi phí và kiểm soát thanh toán chi phí cho nhà cung cấp
- Quản lý việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, thuốc y tế, công cụ dụng cụ, nước uống, dịch vụ cây xanh, vệ sinh, ...
- Tiến hành báo cáo, phân tích về các chi phí phát sinh hàng tháng của công ty. Đề xuất các thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí
Văn thư lưu trữ
- Quản lý việc sử dụng con dấu và theo dõi đóng dấu của công ty
- Thực hiện tiếp nhận công văn, văn bản, tài liệu theo đúng quy trình và chịu trách nhiệm chuyển giao cho các bộ phận liên quan được kịp thời, nhanh chóng và bảo mật theo đúng quy định của Công ty
- Quản lý và lưu trữ giấy phép kinh doanh, giấy tờ pháp lý, tài liệu của Công ty được bảo mật
- Hỗ trợ các cán bộ thực hiện công việc khi có yêu cầu
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng và Lãnh đạo Công ty.