Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc
Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, điều phối công tác văn thư, bao gồm: hướng dẫn thể thức văn bản; quản lý công văn đi, công văn đến; Soạn thảo văn bản; cấp giấy giới thiệu; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện, điều phối công tác lưu trữ và bảo vệ dữ liệu, bao gồm: lưu trữ; số hóa, bảo quản, bảo mật hồ sơ, tài liệu Công ty; Hướng dẫn các phòng ban, bộ phận quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định của Công ty.
Tổ chức thực hiện, điều phối phương tiện công tác, bao gồm: quản lý và điều phối đội xe; phục vụ việc đưa đón CBCNV đi công tác, khách hàng, chuyên gia và các đối tượng khác khi có yêu cầu và được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt; xây dựng định mức xăng dầu cho các loại xe; lập kế hoạch, dự trù kinh phí kiểm định, bảo dưỡng, sửa chữa xe, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định.
Tổ chức thực hiện, điều phối công tác quản lý tòa nhà, bao gồm: bảo trì, sửa chữa, bảo vệ an ninh trật tự tại trụ sở và các chi nhánh; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị; bảo dưỡng hệ thống điện, nước; đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch đẹp;
Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng.
Thực hiện công tác vận hành liên quan cơ sở hạ tầng, hệ thống điện - nước - điện lạnh, cây xanh, an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh khu vực làm việc và khu vực vệ sinh chung, kho văn phòng.
Quản lý, tổ chức thực hiện, điều phối các hoat động phục vụ hành chính, bao gồm: đặt mua và cấp phát các loại báo chí, tạp chí;
Quản lý, tiếp nhận, bảo quản, và chuyển công văn, thư báo, bưu phẩm, điện tín; photo, sao y các hồ sơ, tài liệu của các phòng ban khi có yêu cầu; quản lý và cung cấp văn phòng phẩm; quản lý và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cho các cuộc họp theo sự yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc;
Đặt mua và cấp phát quà tặng cho khách hàng, đối tác và nhân viên theo sự phê duyệt của Tổng Giám đốc;
Phối hợp với Khối/Ban chức năng/Đơn vị thành viên trong công tác mua sắm thi công sửa chữa - quản lý tài sản hành chính, công cụ dụng cụ làm việc, đảm bảo đúng theo đúng kế hoạch.
Phối hợp với nhà cung cấp/nhà thầu trong công tác sửa chữa-quản lý tài sản hành chính, công cụ dụng cụ làm việc để đảm bảo chất lượng và hiệu quả
Công tác thông tin liên lạc, cấp phát đồng phục, tạp vụ, vệ sinh trong Công ty.