Mục tiêu công việc:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ thanh toán, hợp đồng và license của công ty - từ khởi tạo, trình duyệt đến đối soát và lưu trữ. Là đầu mối tài chính hành chính duy nhất (single POC) làm việc với AP, HOF, CEO và nhà cung cấp; đảm bảo không có hồ sơ tồn đọng, không có khoản thanh toán trễ hạn và sổ sách luôn minh bạch, sẵn sàng đối soát.
Mô tả công việc:
1. Kiểm soát hồ sơ & xử lý thanh toán
Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát toàn bộ tiến độ hồ sơ thanh toán (PR/PO/PM) trên hệ thống ERP; đảm bảo không có hồ sơ tồn đọng quá 2 ngày làm việc và chủ động đôn đốc các bên liên quan khi phát sinh chậm trễ.
Soạn thảo, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của toàn bộ hồ sơ thanh toán trước khi nộp AP; áp dụng template chuẩn theo từng loại chi phí để giảm thiểu sai sót và tỷ lệ hồ sơ bị trả lại.
Chuẩn bị hồ sơ trình ký HOF đúng lịch và đúng thẩm quyền phê duyệt; đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh về mặt pháp lý và nội dung trước khi trình, không để HOF bị gián đoạn vì thiếu thông tin.
Xây dựng và liên tục cải thiện bộ template hồ sơ thanh toán chuẩn theo yêu cầu của Kế toán; chuẩn hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu để giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác.
2. Quản lý quan hệ & thanh toán nhà cung cấp
Chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời thanh toán với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng; chủ động lên lịch thanh toán, theo dõi sát điều khoản hợp đồng và đảm bảo không có khoản nào bị trễ hạn.
Làm đầu mối làm việc với nhà cung cấp về hợp đồng và thu thập chứng từ; đảm bảo mọi giao dịch đều có đầy đủ evidence và tuân thủ đúng quy trình phê duyệt nội bộ.
Theo dõi và đôn đốc tiến độ toàn bộ vòng đời hợp đồng (ký kết - xuất hóa đơn - thanh toán); cập nhật trạng thái định kỳ và xử lý kịp thời các điểm tắc nghẽn phát sinh.
Phối hợp với
Chuyên viên Vận hành Văn phòng xử lý hồ sơ cấp phát đồng phục; đảm bảo chứng từ
giao nhận chính xác và đối soát khớp với số liệu kế toán.
3. Quản lý hợp đồng & license
Xây dựng và duy trì Master Tracker toàn bộ hợp đồng và license của công ty (bao gồm nhóm Tech); đảm bảo mọi thông tin về thời hạn, mức phí và trạng thái hồ sơ được cập nhật chính xác và là nguồn dữ liệu duy nhất (single source of truth) cho các quyết định gia hạn.
Chủ động forecast nhu cầu gia hạn hợp đồng và license 1-3 tháng trước hạn; phối hợp với các phòng ban liên quan để không có dịch vụ nào bị gián đoạn vì hết hạn ngoài kế hoạch.
Soạn thảo tờ trình chi phí mua sắm, gia hạn hợp đồng và license cho các phòng ban theo template chuẩn; đảm bảo đầy đủ cơ sở phê duyệt, hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần.
Hỗ trợ tổ chức, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động nội bộ như happy hour, townhall, teambuilding, year end party...
4. Đối soát & báo cáo tài chính hành chính
Chịu trách nhiệm tổng hợp và đối soát chi phí vận hành văn phòng với kế toán đúng deadline hàng tháng; đảm bảo số liệu khớp giữa các bên và sẵn sàng giải trình khi cần.
Theo dõi thông tin THCP cuối tháng: đôn đốc các owner close PO đúng hạn, phối hợp AP đảm bảo không tồn đọng PO chưa được xử lý.
Lập báo cáo định kỳ về chi phí vendor, license và chi phí vận hành, nộp HOF đúng đầu tháng kế tiếp; cung cấp góc nhìn tổng thể để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định ngân sách.
Đảm bảo toàn bộ hoàn ứng chi phí và PO trên ERP được xử lý đúng deadline trong tháng; không để các khoản bị trượt cycle thanh toán gây ảnh hưởng đến dòng tiền.
5. Cải tiến quy trình & hỗ trợ vận hành
Chủ động nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình thanh toán và hành chính; mục tiêu tối thiểu 2-3 sáng kiến được triển khai áp dụng mỗi năm.
Hỗ trợ xử lý sự cố tài khoản phần mềm và công cụ làm việc nội bộ khi có phát sinh; phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các bộ phận liên quan.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ khi có yêu cầu.
6. Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
