Chuyên Viên Logistics Admin (Nhập Khẩu)

1. Phụ trách vận chuyển và điều phối hàng Nhập khẩu
Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý các yêu cầu đặt vận chuyển (Booking) từ bộ phận Mua hàng.
Tìm kiếm, mở rộng mạng lưới nhà vận chuyển và tối ưu hóa chi phí cước vận tải.
Kiểm tra giá cước với các đơn vị vận chuyển, lập bảng báo giá so sánh và trình cấp trên phê duyệt kế hoạch lấy hàng.
Quản lý, duy trì các tài khoản vận chuyển hoạt động ổn định, đảm bảo lịch thanh toán.
Theo dõi tình trạng chứng từ và lịch trình vận chuyển (ETD / ETA), cập nhật tình trạng vận chuyển, tiến độ giao hàng cho bộ phận Mua hàng
Thông báo kịp thời và chuyển giao đầy đủ thông tin cho bộ phận Xuất Nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan hàng hóa Nhập khẩu.
2. Phối hợp vận chuyển và giao nhận
Làm việc với hãng vận chuyển, đơn vị giao nhận (forwarder) để sắp xếp lịch vận chuyển bằng đường hàng không và đường biển.
Theo dõi tình trạng lô hàng từ khi xuất/nhập đến khi hàng về kho.
Phối hợp với bộ phận Kho để kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa.
3. Quản lý tồn kho và thực hiện giao hàng
Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng và các đơn đặt hàng đang mở.
Phối hợp với Kho, Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Chủ động xử lý các vấn đề thiếu hàng, chậm giao hoặc gián đoạn nguồn cung.
4. Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ
Lưu trữ đầy đủ chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định.
Đảm bảo hồ sơ rõ ràng, có hệ thống và dễ truy xuất khi cần kiểm tra hoặc thanh tra.
Cập nhật dữ liệu chứng từ trên hệ thống ERP/CRM.
5. Báo cáo và tuân thủ
Báo cáo tình trạng lô hàng, tiến độ thông quan và các vấn đề phát sinh.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về xuất nhập khẩu, thuế và hải quan trong phạm vi công việc được giao.
Cập nhật các quy định mới liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
[English below]
1. Freight Booking & Shipment for Import
Receive, review, and process freight booking requests from the Purchasing Department.
Identify and expand the network of logistics providers and optimize freight costs.
Obtain freight quotations, prepare quotation comparison sheets, and submit shipment pickup plans for management approval.
Manage and maintain shipping accounts to ensure stable operations and timely payments.
Monitor shipping documentation and shipment schedules (ETD / ETA), Update the Purchasing Department on shipment status and delivery progress.
Promptly notify and provide complete information to the Import-Export Department for import customs declaration.
2. Transportation & Delivery Coordination
Coordinate with carriers and freight forwarders to arrange air and sea shipments.
Track shipments from dispatch or import until arrival at the warehouse.
Coordinate with the Warehouse Department to inspect and receive goods
3. Inventory Management & Order Devlivery
Monitor inventory levels, replenishment plans, and open purchase orders.
Coordinate with the Warehouse, Sales, and Customer Service Departments to ensure timely delivery.
Proactively address stock shortages, delivery delays, and supply disruptions.
4. Documentation Management
Maintain complete import-export documentation in accordance with applicable requirements.
Ensure records are clearly organized and readily retrievable for inspection or audit purposes.
Update documentation data in the ERP/CRM system.
5. Reporting & Compliance
Report shipment status, customs clearance progress, and any issues encountered.
Ensure compliance with applicable import-export, tax, and customs regulations within the scope of assigned responsibilities.
Keep up to date with new regulations related to import-export activities.