-Làm việc với công ty, đối tác nước ngoài, nhà máy về nhãn,bao bì sản phẩm.
- Xác nhận với nhà máy để đặt nguyên liệu, bao bì sản phẩm kịp thời phục vụ cho việc sản xuất kịp các đơn hàng.
- Chịu trách nhiệm làm việc với Ban
Giám Đốc và Phòng Kinh doanh về kế hoạch đặt hàng hàng tháng.
Làm việc với phòng
kế toán thuế cho việc phân bổ công ty nhập khẩu hàng để gửi đơn hàng cho nhà máy.
- Chịu trách nhiệm liên hệ, giao dịch với người bán, nhà máy cung cấp hàng hoá nước ngoài, kiểm tra proforma invoice và xác nhận với nhà cung cấp về số lượng, đơn giá, công ty nhập và chuyển cho bộ phận Operation (Phòng Khai Thác) để chuẩn bị hồ sơ chuyển tiền thanh toán và nhập hàng.
- Cập nhật thông tin, xử lý với nhà máy chất lượng sản phẩm, tình trạng hàng thiếu, hàng hỏng, đóng gói không đúng quy cách, làm việc với nhà máy về việc đền bù, đối trừ công nợ.
- Làm việc với công ty vận chuyển nước ngoài trường hợp hàng hóa bị hỏng, vỡ do quá trình vận chuyển.
- Cập nhật, đối chiếu công nợ với nhà máy, công ty vận chuyển nước ngoài, theo dõi tình trạng thanh toán, nhận tiền hoàn tất.
-Theo dõi quá trình thanh toán tiền hàng cho nhà máy, cước/dịch vụ vận chuyển cho đợn vị vận chuyển quốc tế và trong nước
- Theo dõi, cập nhật với Ban Giám Đốc và các bộ phận liên quan bất cứ thông tin thay đổi hay bất thường về hàng hóa như đơn giá, số lượng, nhãn mác, bao bì, hạn sử dụng.
- Lên kế hoạch thanh toán gửi cho Bộ phận kế toán hàng tuần để Bộ phận kế toán có kế hoạch thanh toán đúng tiến độ, lịch trình trong tuần kế tiếp.
- Xử lý các vấn đề phát sinh khác liên quan đến các lô hàng, quá trình đóng hàng, xếp tàu, lịch trình tàu, quá trình nhận hàng tại cảng.
- Thống kê, tổng hợp các lô hàng, lịch trình, thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và các bộ phận liên quan thường xuyên.
- Cập nhật thông tin, tình trạng chất lượng hàng hóa, tình trạng các container hàng sau khi rút hàng tại kho xong, kiểm tra, đối chiếu xác nhận tình trạng thiếu thiết bị trong cont với thủ kho nhận hàng và nhân viên Operation các đầu cảng.
- Phối hợp với các bộ phận Marketing, Operation, Hành Chính Nhân Sự trong việc tiếp đón khách là đối tác nước ngoài, chuẩn bị tài liệu
tiếng Anh khi có yêu cầu từ Ban Giám Đốc và Phòng Marketing, phối hợp cung cấp thông tin, nhãn đăng ký nhãn sản phẩm với các cơ quan chức năng.
- Xử lý các công việc khác theo yêu cầu, chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Hôị Đồng thành viên (CEO) như: gửi e-mail cho các đối tác nước ngoài, chuẩn bị tài liệu, chứng từ, e-mail để làm việc với đối tác.
- Thực hiện các công việc hành chính, văn phòng của công ty, hỗ trợ các bộ phận khác (nếu cần).
