Chuyên Viên Mua Hàng

1. Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu mua hàng từ các phòng ban
- Tiếp nhận và kiểm tra đề xuất mua hàng phát sinh của các khu vực được giao. Đối chiếu kiểm tra ngân sách mua sắm với quy trình cấp phát, tiếp nhận và trao đổi thông tin, thông số của hàng hóa với bộ phận đề xuất để tìm kiếm đúng hàng hóa yêu cầu
2. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm, liên hệ trao đổi xin báo giá, chính sách thanh toán, chính sách sau bán hàng của các Đối tác liên quan đến hàng hóa cần mua sắm. Qua đó lên đánh giá lựa chọn nhà cung cấp trình TBP phê duyệt
3. Lập đơn đặt hàng/hợp đồng mua bán
- Thực hiện tạo đơn đặt hàng trên phần mềm fast, và trình ký các bộ phận liên quan và các cấp quản lý. Thương thảo lên hợp đồng với Đối tác, nắm tiến độ đảm bảo đơn hàng đáp ứng tiến độ của bộ phận đề xuất
4. Thanh toán tạm ứng cho đối tác
- Kiểm tra chuẩn bị hồ sơ thanh toán tạm ứng cho đối tác theo báo giá và hợp đồng đã được thống nhất phê duyệt trình kế toán thanh toán
5. Phối hợp với kho và các bộ phận liên quan đến kiểm tra hàng hóa khi nhận
- Thông báo kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp tới các bộ phận phòng ban liên quan, chủ động sắp xếp việc nhận hàng, hỗ trợ việc giao nhận hàng và kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa. Phản hồi với bộ phận hoặc nhà cung cấp khi hàng hóa gặp vấn đề hoặc không đạt yêu cầu.
6. Xử lý các vấn đề phát sinh: giao hàng trễ, sai quy cách, đổi/trả hàng
- Làm việc với đối tác để yêu cầu làm rõ sai khác hàng hóa, sự cố hàng hóa, chốt phương án xử lý đảm bảo hàng hóa đúng yêu cầu
7. Xử lý hồ sơ chứng từ thanh toán của đối tác
- Kiểm tra chứng từ thanh toán của đối tác, lên hồ sơ thanh toán chuyển kế toán thanh toán cho đối tác. Lưu trữ hồ sơ mua hàng, hợp đồng, báo giá cần thiết
8. Cập nhật biến động thị trường, giá cả, nguồn cung
- Cập nhật những biến động giá cả các mặt hàng thường xuyên mua để lưu ý cho bộ phận khi lên ngân sách đề xuất, ...
9. Hỗ trợ các bộ phận tìm kiếm khảo giá hàng hóa
- Hỗ trợ yêu cầu tìm kiếm báo giá cho các bộ phận