Chuyên Viên Mua Hàng

Tập đoàn Giáo dục Văn Lang đang tìm kiếm Chuyên viên mua hàng chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ của toàn Trường, từ giai đoạn xác định nhu cầu cho đến giao nhận và không ngừng cải tiến trong việc tạo ra giá trị từ công việc của mình. Cùng chung tay đóng góp vào các dự án và công việc chung liên phòng ban.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Quản lý nhà cung cấp (20%)
Quản lý thông tin nhà cung cấp thường xuyên nhằm đảm bảo chất lượng thông tin trên các tiêu chí: tính khả dụng, đầy đủ, chính xác và cập nhật.
Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng và đa dạng hóa danh mục nhà cung cấp
Thường xuyên theo dõi, đánh giá và cải thiện năng lực của nhà cung cấp.
Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và định kỳ đánh giá - thương thảo giá dịch vụ.
2. Mua sắm hàng hóa và dịch vụ (50%)
Tham gia vào quá trình lựa chọn các nhà cung cấp và nhà thầu thích hợp, theo tiêu chí phát triển bền vững, tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức mua hàng với nền tảng chi phí hợp lý.
Hướng dẫn các phòng ban mua sắm hàng hóa/dịch vụ có giá trị nhỏ theo đúng quy trình mua hàng của tổ chức.
Soạn thảo Hợp đồng dịch vụ với các điều khoản ràng buộc về chất lượng hàng hóa/dịch vụ, làm tiêu chí nghiệm thu khi nhận hàng.
Làm việc thường xuyên cùng các phòng ban đề xuất (giáo viên hoặc đơn vị vận hành) để xác định nhu cầu mua sắm, yêu cầu về chất lượng và giao nhận hàng.
Làm việc chi tiết về thời gian đặt hàng, điều chỉnh nhu cầu phù hợp với năng lực cung ứng (nếu có), đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
Đàm phán, tối ưu hóa chi phí và quản lý quá trình thanh toán.
Quản lý danh mục yêu cầu đặt hàng, danh mục đơn hàng và tiến độ của từng đơn hàng một cách có hệ thống.
3. Kế hoạch mua sắm (10%)
Tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch mua sắm của Trường hàng năm.
Lập ngân sách và đặt mục tiêu tiết kiệm chi phí.
Kiểm soát và giám sát các khoản chi phí so với ngân sách đã được duyệt.
4. Lưu tài liệu và quản lý tài sản trên hệ thống (10%)
Lưu trữ hợp đồng cùng các chứng từ khác (bản cứng và file điện tử) một cách có hệ thống
Duy trì cơ sở dữ liệu quản lý hợp đồng.
Nhập tài sản-công cụ dụng cụ tăng vào Hệ thống Quản lý tài sản và tạo mã tài sản chuyển cho đội ngũ Quản lý tài sản.
5. Báo cáo và các công việc hành chính khác
Thực hiện các công tác hành chính và báo cáo chuyên môn.
Tiến hành báo cáo, đánh giá hoạt động mua sắm hàng hóa-dịch vụ để cải tiến chất lượng công việc và nâng cao giá trị chung.
Các công việc và dự án khác theo phân công của Trưởng bộ phận