Chuyên Viên Mua Sắm Cung Ứng

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Đảm bảo hoạt động mua sắm và cung ứng dược liệu, thuốc, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ và thiết bị y tế được thực hiện đầy đủ, đúng chất lượng, đúng tiến độ và tối ưu chi phí; đồng thời xây dựng hệ thống nhà cung cấp ổn định, đa dạng và có phương án dự phòng.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC:
Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm
Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm theo ngân sách và kế hoạch hoạt động định kỳ.
Thực hiện mua sắm dược liệu, thuốc, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ bào chế và các thiết bị y tế theo phân công.
Thực hiện các đơn hàng dược liệu trong tháng, đảm bảo cung ứng đúng số lượng, tiến độ và yêu cầu chất lượng.
Phối hợp thực hiện các gói mua sắm có giá trị lớn, đặc biệt phục vụ setup cơ sở mới như máy tính, máy in, máy photocopy, thiết bị y tế và các hạng mục liên quan.
Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp
Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp dược liệu, thuốc, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ và thiết bị.
Chủ động xây dựng nhiều phương án nhà cung cấp dự phòng, hạn chế rủi ro thiếu hàng hoặc phụ thuộc vào một nguồn cung.
Tìm kiếm và phát triển nguồn cung các sản phẩm/dược liệu có nguồn gốc Trung Quốc theo yêu cầu.
Theo dõi năng lực, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, mức độ đáp ứng của nhà cung cấp.
Kiểm soát chất lượng và giao nhận
Phối hợp kiểm soát chất lượng dược liệu, thuốc và vật tư từ khâu đặt hàng đến giao nhận.
Kiểm tra số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa và hồ sơ/chứng từ liên quan khi nhận hàng.
Phối hợp với các bộ phận chuyên môn xử lý nhanh các vấn đề phát sinh về chất lượng, thiếu hụt, giao hàng hoặc sai quy cách.
Theo dõi tình trạng đơn hàng và đảm bảo cung ứng liên tục, không ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn.
Quản lý chi phí và hiệu quả mua sắm
Kiểm soát mua sắm theo ngân sách, định mức và kế hoạch được phê duyệt.
Khảo sát, so sánh giá và đề xuất phương án mua sắm tối ưu về chi phí - chất lượng - tiến độ - nguồn cung.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả mua sắm, đề xuất các phương án tiết kiệm và tối ưu chi phí.
Phối hợp kiểm soát hồ sơ, chứng từ và quy trình phê duyệt mua sắm.
Xây dựng hệ thống và kiểm soát nội bộ
Tham gia xây dựng, hoàn thiện quy trình mua sắm, quy trình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.
Xây dựng và cập nhật định mức, tiêu chuẩn mua sắm đối với các nhóm hàng được phân công.
Thiết lập hệ thống theo dõi nhà cung cấp, giá mua, lịch sử giao dịch và các phương án dự phòng.
Chủ động nhận diện các rủi ro trong hoạt động cung ứng và đề xuất giải pháp kiểm soát.
Báo cáo và công việc khác
Theo dõi, cập nhật tình hình mua sắm, cung ứng và các vấn đề phát sinh.
Báo cáo định kỳ về tiến độ cung ứng, chi phí, nhà cung cấp và các rủi ro liên quan.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý.
Hiệu quả công việc được đánh giá dựa trên các tiêu chí:
Đảm bảo đủ hàng - đúng chất lượng - đúng tiến độ - đúng ngân sách.
Xây dựng hệ thống nhà cung cấp đa dạng, ổn định và có phương án dự phòng.
Kiểm soát tốt chất lượng, giao nhận và chi phí mua sắm.
Từng bước chuẩn hóa quy trình, định mức và hệ thống kiểm soát mua sắm.