CHUYÊN VIÊN / NHÂN VIÊN DỰ ÁN MICE

Mô tả Công việc
• Tiếp nhận & phân tích brief: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng/Kinh doanh; làm rõ mục tiêu, quy mô, đối tượng tham dự, thời gian, địa điểm, ngân sách và các yêu cầu đặc thù của hội nghị, hội thảo, triển lãm, activation và sự kiện doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch dự án: Xây dựng proposal, kịch bản tổng thể, timeline, checklist vận hành, ngân sách dự toán, kế hoạch nhân sự và phương án quản trị rủi ro theo phạm vi được giao.
• Tìm kiếm & quản lý vendor: Tìm kiếm, thu thập báo giá, so sánh, đánh giá và phối hợp với khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà thầu thi công, AV, thiết kế, in ấn, vận chuyển, nhân sự sự kiện và các nhà cung cấp liên quan.
• Điều phối triển khai: Theo dõi tiến độ chuẩn bị; điều phối setup, rehearsal, vận hành trong sự kiện, tháo dỡ và bàn giao; kiểm soát chất lượng, tiến độ, nhận diện thương hiệu và trải nghiệm khách hàng.
• Quản lý ngân sách & phát sinh: Theo dõi ngân sách dự án, đối chiếu báo giá/chi phí thực tế, ghi nhận phát sinh, kiểm soát các hạng mục ngoài phạm vi và thực hiện quy trình xin phê duyệt trước khi cam kết chi phí.
• Quản lý hồ sơ & nghiệm thu: Chuẩn bị và lưu trữ proposal, quotation, hợp đồng/PO, checklist, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và các tài liệu liên quan theo quy định Công ty.
• Phối hợp Creative & Digital: Phối hợp triển khai booth, sân khấu, backdrop, POSM, hình ảnh, video, content, digital và các hạng mục truyền thông của sự kiện.
• Phối hợp sự kiện y tế: Đảm bảo các nội dung, tài liệu, hình ảnh, chương trình và hạng mục liên quan đến sự kiện y tế được kiểm tra, bảo mật và thực hiện theo yêu cầu chuyên môn/kiểm duyệt của khách hàng và quy định áp dụng.
• Báo cáo & cải tiến: Tổng hợp báo cáo sau sự kiện, đánh giá hiệu quả, ghi nhận vấn đề phát sinh, đánh giá vendor, lesson learned và đề xuất cải tiến cho các dự án tiếp theo.
• Chăm sóc khách hàng: Duy trì giao tiếp chủ động với khách hàng trong phạm vi dự án; cập nhật tiến độ, xác nhận các quyết định quan trọng và xử lý các yêu cầu phát sinh theo thẩm quyền.
QUYỀN HẠN
• Đề xuất lựa chọn, thay thế hoặc đánh giá vendor dựa trên chất lượng, chi phí, tiến độ và mức độ rủi ro.
• Yêu cầu khách hàng, vendor và các bộ phận liên quan cung cấp thông tin, hồ sơ, xác nhận và phê duyệt cần thiết trước khi triển khai.
• Đề xuất tạm dừng hạng mục có nguy cơ mất an toàn, sai nhận diện, không đáp ứng chất lượng, vượt ngân sách hoặc chưa có phê duyệt.
• Đề xuất phương án xử lý phát sinh, điều chỉnh timeline/phạm vi và cơ chế giá bán trong phạm vi được phân công.
• Được quyền điều phối nhân sự dự án và vendor theo kế hoạch/ủy quyền của cấp quản lý.
QUAN HỆ PHỐI HỢP
• Nội bộ: Giám đốc/Trưởng bộ phận vận hành, chuyên viên T&E, Admin, Kế toán kiểm soát, Creative & Digital, Kinh doanh và các bộ phận liên quan.
• Bên ngoài: Khách hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà thầu, đơn vị AV/thiết bị, đơn vị thi công, chuyên gia, diễn giả, MC, nhân sự sự kiện và Ban Tổ chức.