Thư ký Tổng hợp

Công ty Cổ phần Tổng Công ty Nova Service

Địa điểm làm việc: Hồ Chí Minh

Hết hạn: 07/06/2026

Chi tiết công việc
Giới thiệu công ty

Thu nhập: 15 - 25 triệu VND

Loại hình: Toàn thời gian

Chức vụ: Nhân viên

Kinh nghiệm: 3 - 5 năm

b2b khách hàng doanh nghiệp f&b bất động sản

Mô tả công việc

Quản lý hồ sơ - Lưu trữ dữ liệu
- Thực hiện chuẩn hóa lưu trữ dữ liệu, hồ sơ: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban chuyên môn theo thư mục NovaGen, File server (ổ Z) và theo ISO, quy trình và quy định lưu trữ hiện hành.
- Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật thường xuyên việc lưu trữ, đồng thời tra soát nhanh chóng khi cần truy xuất hồ sơ, dữ liệu và số hóa công tác theo dõi.
- Nhắc nhở, theo sát cán bộ nhân viên của Đơn vị chuyên môn cập nhật và đồng bộ hóa liên tục dữ liệu phát sinh lên thư mục NovaGen Ban/Phòng, NovaGen chức danh và File server (ổ Z).
- Thực hiện và kiểm soát việc phân quyền truy cập vào các hệ thống quản lý tài sản dữ liệu chung của Đơn vị chuyên môn theo đúng phân công chức danh và nhiệm vụ được giao.
Triển khai chủ trương - Chỉ đạo từ Ban lãnh đạo - Tuân thủ quy trình, quy định
- Là đầu mối trong việc cập nhật các thông tin chính thống từ Tập Đoàn (thông qua email thông báo từ phòng Truyền thông nội bộ; phòng Quy trình; phòng Hành chính - Nhân sự, v.v) đến Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn để đảm bảo các phòng ban luôn nhận đầy đủ thông tin kịp thời và cần thiết.
- Cập nhật, quản lý nội dung tài liệu và các biểu mẫu khi có sự thay đổi về quy trình/quy định, đồng thời rà soát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tài liệu, quy trình, quy định còn hiệu lực và đề xuất chỉnh sửa phù hợp (nếu cần).
Quản lý lịch họp, lịch công tác - Theo dõi biên bản họp
- Sắp xếp và điều phối các lịch họp, lịch công tác của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn.
- Cập nhật thay đổi lịch kịp thời và thông báo chính xác đến các bên liên quan.
- Phát hành biên bản họp trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc và thống nhất nội dung chính xác, đầy đủ các thông tin trọng yếu (Thực trạng khó khăn/vướng mắc - Giải pháp - Nhân sự phụ trách và thời hạn thực hiện).
- Thực hiện file "Theo dõi biên bản họp" theo biểu mẫu để cập nhật, đôn đốc tiến độ thực hiện các nội dung sau họp và theo dõi tình trạng/tiến độ thực hiện trong các kỳ họp tiếp theo cho đến khi công việc được hoàn thành dứt điểm, đồng thời thực hiện nghiệp vụ theo dõi triển khai công việc trên ứng dụng E-Office.
Thực hiện Công tác Tổng hợp - Báo cáo
- Lập file báo cáo theo tần suất ngày/tuần/tháng (Công việc cần thực hiện - Nhật ký công việc - Theo dõi tiến độ thực hiện) để theo dõi, cập nhật báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trên ứng dụng E-Office,...
- Truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác nội dung, kịp thời xuống phòng ban để triển khai, đồng thời theo dõi, đôn đốc và cập nhật báo cáo kết quả thực hiện.
Kiểm soát hồ sơ - Soạn thảo văn bản
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,...
Công tác hành chính
- Thực hiện các công việc hành chính chung: đặt xe/phòng họp, quản lý/sửa chữa/bảo trì các tài sản và trang thiết bị văn phòng tại nơi làm việc của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
- Thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống: PYC CNTT, Ticket, cấp VPN, mở/khóa phân quyền truy cập,... phục vụ công việc cho Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn.
- Thanh toán: lập và theo dõi các hồ sơ đề nghị tạm ứng/thanh toán/thanh quyết toán các chi phí liên quan đến lịch công tác, tiếp khách, chi phí văn phòng của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
- Ngân sách hoạt động: lập và quản lý ngân sách hoạt động của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trong năm, điều chỉnh/điều chuyển theo kế hoạch hành động tương ứng tại từng thời điểm (nếu có).
Công tác Đối nội - Đối ngoại
- Hỗ trợ Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà theo dịp, công tác hậu cần tiếp khách trong các lịch họp và sự kiện,...).
- Cập nhật và quản lý dữ liệu ngoại giao về Đối tác/Khách hàng của Ban lãnh đạo và Đơn vị chuyên môn.
Đào tạo hướng dẫn ngành dọc - Chuyển đổi số
- Đào tạo hướng dẫn các vị trí thư ký ngành dọc trong Đơn vị chuyên môn thực hiện đồng nhất các nghiệp vụ chung về Thư ký và số hóa quy trình làm việc để nâng cao hiệu suất.

Yêu cầu

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan).
Có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin và có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp.
Kiến thức chuyên môn liên quan đến các ngành nghề trong hệ sinh thái đa ngành của NovaGroup để có thể thành thạo các nghiệp vụ tại các Ban/Phòng Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường.
Chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ thư ký (nếu có).
Có trên 3-5 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký, Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: tốc ký, soạn thảo văn bản, lưu trữ dữ liệu theo quy định NovaGen và hồ sơ chuẩn ISO.
Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm Ms Office và các thiết bị văn phòng để nâng cao năng suất, cải thiện quy trình công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả cùng Kỹ năng theo dõi, và sắp xếp công việc tuân theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp/Quan trọng).
Kỹ năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc và khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh.
Kỹ năng giao tiếp khéo léo, truyền đạt mạch lạc và xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực (đối nội & đối ngoại).
Kỹ năng quan sát và phân tích đưa ra cách hành xử và hành động phù hợp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả trên cơ sở phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp.
Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu.
Chuyên nghiệp - Chính trực - Hiệu quả.

Quyền lợi

Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Nghỉ phép năm, Lễ/Tết theo quy định Nhà nước.
Thưởng Lễ, Tết, lương tháng 13.
Ưu đãi 20-40% dịch vụ trong hệ sinh thái công ty.
Tập luyện miễn phí tại Citigym.
Môi trường chuyên nghiệp, năng động, lộ trình phát triển rõ ràng.

Thông tin chung

Thu nhập: 15 - 25 triệu VND

Nơi làm việc

2bis Nguyễn Thị Minh Khai, phường Đa Kao, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Cách thức ứng tuyển

Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:

Hạn nộp: 07/06/2026

Giới thiệu công ty Xem trang công ty

Nova Service là công ty được thành lập vào tháng 5 năm 2021, hoạt động trong ngành Công nghiệp Dịch vụ Du lịch Giải trí ở Việt Nam. Nhận thấy nhu cầu của 100 triệu người dân Việt Nam với hàng chục triệu du khách quốc tế hàng năm, Nova Service mong muốn mang đến hàng triệu niềm vui cho hàng triệu gia đình, cũng như những trải nghiệm dịch vụ du lịch độc đáo, mới lạ cho du khách...

Quy mô công ty

Từ 101 - 500 nhân viên

Các thông tin được cung cấp chỉ nhằm mục đích cho người dùng tham khảo, JobOKO không đại diện và không có sự liên quan tới doanh nghiệp công ty cổ phần tổng công ty nova service trong các hoạt động tuyển dụng. Các thông tin bản quyền, nhãn hiệu hoặc bất kỳ quyền sở hữu trí tuệ nào liên quan đến nội dung, thương hiệu hay hình ảnh doanh nghiệp này không thuộc sở hữu của JobOKO.

Người dùng cần tự xác minh thông tin trước khi ứng tuyển, giao dịch hoặc đưa ra bất kỳ quyết định nào dựa trên các nội dung này.

Chia sẻ: