- Phụ trách theo dõi, kiểm soát và hoàn thiện các thủ tục, hồ sơ liên quan đến hoạt động cho thuê mặt bằng/tài sản theo đúng quy trình nội bộ và quy định của công ty.
- Phối hợp với bộ phận Leasing, Pháp chế, Kế toán/Tài chính và các bộ phận liên quan để chuẩn bị, rà soát, trình ký và lưu trữ hợp đồng thuê, phụ lục hợp đồng, biên bản bàn giao mặt bằng, biên bản thanh lý và các hồ sơ liên quan đến khách thuê.
- Theo dõi tiến độ hoàn thiện hồ sơ của khách thuê, đảm bảo các thông tin pháp lý, điều kiện thương mại, thời hạn thuê, giá thuê, tiền đặt cọc và các điều khoản thanh toán được cập nhật chính xác.
- Theo dõi công nợ khách thuê bao gồm tiền thuê, phí dịch vụ, phí quản lý, tiền điện nước, tiền đặt cọc, phí phạt và các khoản phát sinh khác theo hợp đồng.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán/Tài chính để đối chiếu số liệu công nợ, cập nhật tình trạng thanh toán, hỗ trợ phát hành thông báo thanh toán và hóa đơn theo đúng kỳ hạn.
- Thực hiện nhắc nợ, theo dõi các khoản đến hạn/quá hạn và phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc xử lý các trường hợp chậm thanh toán, công nợ tồn đọng hoặc phát sinh tranh chấp.
- Cập nhật,
quản lý dữ liệu hợp đồng, tình trạng thuê, thời hạn thanh toán và công nợ trên hệ thống hoặc file quản lý nội bộ.
- Lập báo cáo định kỳ về tình trạng hợp đồng, hồ sơ leasing, công nợ phải thu, công nợ quá hạn và các vấn đề phát sinh để báo cáo cấp quản lý.
- Hỗ trợ các thủ tục liên quan đến gia hạn hợp đồng, điều chỉnh điều khoản thuê, thay đổi khách thuê, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng và hoàn trả mặt bằng.
- Đảm bảo toàn bộ hồ sơ, chứng từ và quy trình liên quan đến khách thuê được thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng hạn và tuân thủ quy định nội bộ.
- Tốt nghiệp các ngành Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Luật, Bất động sản hoặc liên quan.
- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
- Có kinh nghiệm trong leasing, quản lý hợp đồng, công nợ, kế toán phải thu, vận hành bất động sản/trung tâm thương mại/văn phòng cho thuê là lợi thế.
- Hiểu cơ bản về hợp đồng thuê, điều khoản thanh toán, công nợ phải thu và quy trình quản lý khách thuê.
- Cẩn thận, logic, theo dõi tốt hồ sơ, số liệu và deadline.
- Sử dụng tốt Excel; biết ERP/CRM/phần mềm quản lý bất động sản là lợi thế.
- Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp nội bộ và xử lý tình huống với khách thuê.
- Có tư duy kiểm soát rủi ro, phát hiện sớm các vấn đề về hồ sơ, thanh toán hoặc công nợ.
