Chuyên Viên Quản lý hồ sơ

Mô tả Công việc
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn diện hệ thống hồ sơ nhân sự toàn hệ thống Newstarland . Đảm bảo tính chính xác, bảo mật, đúng quy trình pháp lý và cung ứng kịp thời hồ sơ cho các dự án kinh doanh chuyên biệt của công ty.
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHI TIẾT
1. Quản lý, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ (Trọng số công việc 80%)
- Tiếp nhận & Kiểm tra: Đầu mối tiếp nhận toàn bộ hồ sơ đầu vào của CBNV từ các khu vực, văn phòng chi nhánh đổ về. Rà soát tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác của các văn bản (CCCD, bằng cấp, chứng chỉ...).
- Trình ký: Trình ký hồ sơ lên BLĐ đúng thời hạn
- Số hóa & Lưu trữ: Thực hiện đóng dấu, scan hồ sơ thành file mềm và sắp xếp, lưu trữ hồ sơ giấy khoa học theo đúng quy định của công ty.
- Cung ứng hồ sơ dự án: Đảm bảo cung cấp và quyết toán đầy đủ, kịp thời danh sách, hồ sơ nhân sự chuẩn chỉnh cho các dự án chuyên biệt.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hồ sơ theo yêu cầu của Cấp trên.
2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Onboarding (Trọng số công việc 10%)
- Hỗ trợ bộ phận Tuyển dụng trong việc sàng lọc CV, liên hệ hẹn lịch phỏng vấn và tiếp đón ứng viên và phỏng vấn ứng viên khi cần.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ làm việc và hỗ trợ quy trình đón tiếp nhân sự mới (Onboarding) trong ngày đầu nhận việc.
3. Văn hóa doanh nghiệp (Trọng số công việc 10%)
- Sự kiện nội bộ: Phối hợp cùng team Nhân sự tổ chức các chương trình nội bộ của công ty: Team building, Year End Party (YEP), các ngày lễ Tết (1/6, Trung thu, 8/3...).
- Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, tinh thần chiến đấu tích cực
- Phong trào thi đua: Hỗ trợ triển khai, tổng hợp số liệu và chuẩn bị quà tặng/bằng khen cho các chương trình Khen thưởng thi đua, Vinh danh Chiến binh xuất sắc quý/năm