MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết cho các buổi tổ chức sự kiện/khai trương và hoạt động vận hành tại ĐVKD
2. Thực hiện các công tác hành chính, hậu cần tại Vùng
3. Thực hiện theo dõi tình hình sử dụng hạn mức chi tiêu mua sắm tại các ĐVKD, hỗ trợ các ĐVKD trong việc chi tiêu theo hạn mức quy định:
- Đầu mối tổng hợp, cân đối nhu cầu mua sắm của các Đơn vị đối với các gói mua sắm tập trung.
- Phối hợp nhận hàng, nghiệm thu, phân bổ sử dụng đối với các hàng hóa mua sắm tập trung.
- Kiểm soát quá trình thực hiện chi tiêu và sử dụng hàng hóa đúng mục đích, xem xét có ý kiến đối với các đề xuất chi tiêu mua sắm vượt hạn mức.
4. Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản tại Vùng/ĐVKD:
- Quản lý xe ô tô, bảo trì bảo dưỡng cơ sở hạ tầng, tài sản, công cụ lao động.
- Thực hiện công tác kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất, kiểm kê kho ấn phẩm
- Thực hiện các công tác liên quan đến thanh lý tài sản.
5. Thực hiện theo dõi công tác bảo dưỡng cơ sở hạ tầng và theo dõi báo cáo sửa chữa kịp thời hệ thống điện, điện thoại, và các loại máy móc thiết bị văn phòng, công cụ lao động của Đơn vị.
6. Phối hợp với các ĐV cung cấp dịch vụ:
- Công ty Bảo vệ: tổ chức an ninh, phòng cháy chữa cháy và bảo đảm tuyệt đối an toán cơ sở vật chất tại Đơn vị trong và ngoài giờ làm việc
- Công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh: đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh sạch đẹp tại các ĐVKD.
7. Định kỳ kiểm tra cơ sở vật chất tại ĐVKD, kiến nghị đề xuất khắc phục để đảm bảo không gian được khang trang, sạch đẹp, tài sản công cụ và hệ thống cơ điện vận hành ổn định.
8. Tham gia/hỗ trợ thực hiện kế hoạch mạng lưới của ĐVKD:
- Tìm kiếm, khảo sát mặt bằng, mở rộng, di dời trụ sở, ký biên bản làm việc với chủ nhà, đi công chứng hợp đồng thuê trụ sở ĐVKD.
- Liên hệ sử KH&ĐT/NHNN địa phương để thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến ĐVKD.
- Phối hợp hỗ trợ Mảng Xây dựng cơ bản từ xa để cung cấp thông tin, cung cấp hình ảnh, kiểm tra chất lượng công trình, phát hiện các sai sót trong quá trình thi công, kiểm tra vật tư đầu vào.
- Là đầu mối thông tin cho Mảng Xây dựng cơ bản để xử lý công việc liên quan đến Xây dựng cơ bản, cơ điện.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học về lĩnh vực Hành chính/Văn thư/Nhân sự, Quản trị Kinh doanh.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính quản trị.
- Tin học: Thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng (Word, Excel, Access, Powerpoint,...)
- Ngoại ngữ: Anh ngữ giao tiếp cơ bản
- Kiến thức/năng lực chuyên môn: Có hiểu biết về lĩnh vực Hành chính nhân sự
- Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp/thống kê
