Chuyên Viên Quản Trị Mua Sắm

NHIỆM VỤ CHÍNH
1.Xây dựng kế hoạch năm của Phòng và Báo cáo kết quả thực hiện (5%)
- Tham gia xây dựng kế hoạch quản trị tập trung công tác mua sắm của Tập đoàn và các Đơn vị ( theo đề xuất đầu tư của đã được phê duyệt)
- Tham gia phân tích đánh giá, đề xuất hạng mục đưa về MSTT hiệu quả
- Tổng hợp thông tin, lập báo cáo kết quả thực hiện của Phòng định kỳ, theo từng dự án và theo yêu cầu của Công ty.
2. Quản trị Ngân sách mua sắm của Tập đoàn và Đơn vị (theo DOA) (15%)
- Rà soát, phân tích, góp ý ngân sách mua sắm được xây dựng trong Projection hàng năm và đề xuất đầu tư của các Đơn vị.
- Theo dõi thực hiện mua sắm và ý kiến cho việc điều chỉnh ngân sách (nếu có)
- Đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách mua sắm, đầu tư của Đơn vị
- Đánh giá tỉ trọng chi phí mua sắm theo HH, DV, NCC của Đơn vị
3. Quản trị tập trung hoạt động mua sắm tại Đơn vị (30 %)
- Theo dõi, đánh giá tuân thủ các quy trình, chính sách mua sắm tại các Đơn vị
- Tham gia kiểm tra đột xuất/ định kỳ hoạt động mua sắm tại ĐV
- Quản lý Hợp đồng mua sắm các Đơn vị (sắp xếp, lưu trữ, phân loại theo danh mục HH-DV, NCC), tổng hợp dữ liệu: tình trạng, hiệu lực, danh mục, đơn giá... phục vụ công tác mua sắm và quản trị tập trung
- Góp ý các Quy trình, quy định mua sắm HH, DV theo đặc thù của Đơn vị
4. Quản trị phần mềm liên quan Mua sắm (Oracle Purchasing, CMMS) (20%)
- Kiểm tra, duyệt đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản trị Mua sắm để đảm bảo tính chính xác, kịp thời của dữ liệu mua sắm
- Hướng dẫn người dùng nhập liệu mua sắm đúng quy định
- Tham gia rà soát, thanh lọc bộ mã HH-DV và các dữ liệu cần thiết khác
- Phát hiện lỗi hệ thống trong quá trình Đơn vị sử dụng, phối hợp IT đề xuất giải pháp khắc phục.
- Đề xuất xây dựng, cải tiến các loại báo cáo trích từ hệ thống và công cụ đánh giá của phòng, phù hợp yêu cầu quản trị mua sắm
5. Quản trị tập trung Nhà cung cấp (NCC) (10%)
- Tổng hợp thông tin NCC toàn Tập đoàn, phân loại NCC theo nhóm HH,DV
- Dự thảo và tổng hợp ý kiến của các PBCN, Đơn vị để xây dựng Bộ tiêu chí cho từng nhóm HH,DV và cập nhật, cải tiến hàng năm (nếu cần)
- Thực hiện đánh giá NCC theo lộ trình, định kỳ hàng năm và đột xuất theo yêu cầu (nếu có), tổng hợp kết quả đánh giá báo cáo Trưởng Phòng.
- Rà soát, cập nhật phân loại, đánh giá NCC và đề xuất chính sách hợp tác, chiến lược mua hàng phù hợp cho từng nhóm NCC cho Tập đoàn và Đơn vị.
6. Công tác hỗ trợ mua sắm (10%)
- Tham gia hỗ trợ mua sắm: chào giá cạnh tranh, soạn thảo hợp đồng, phối hợp giao nhận, nghiệm thu HH,DV, thủ tục thanh toán, kiểm tra, lưu hồ sơ...
- Tham gia, phối hợp các dự án khác của PBCN, Đơn vị liên quan công tác mua sắm theo yêu cầu (như Quản trị dòng tiền, Chuyển đổi số...)
- Công tác khác theo yêu cầu của Trưởng phòng