Chuyên Viên Thu Mua Vật Tư

Tìm hiểu và đánh giá thiết bị, vật tư: Nghiên cứu, tìm kiếm thiết bị, vật tư, nguyên liệu mới theo yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc các bộ phận chuyên môn. Thu thập, đọc và phân tích catalogue, datasheet, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp. Xác minh thông tin kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ, chứng nhận chất lượng thông qua tối thiểu 02 nguồn độc lập. Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, QA/QC tổ chức đánh giá, test thử, demo hoặc chạy thử thiết bị trước khi quyết định mua. Đánh giá tính tương thích của vật tư, phụ tùng với hệ thống máy móc hiện hữu. Cập nhật xu hướng công nghệ, giải pháp mới trên thị trường nhằm đề xuất phương án thay thế hoặc tối ưu hóa chi phí đầu tư.
Thu mua, đàm phán và ký kết: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của Đề nghị mua hàng từ các bộ phận. Lập kế hoạch mua hàng và gửi yêu cầu báo giá đến tối thiểu 02 nhà cung cấp đủ năng lực. Tổng hợp, so sánh báo giá, lập bảng phân tích giá và đề xuất phương án lựa chọn nhà cung cấp. Đàm phán về giá, điều kiện thanh toán, tiến độ giao hàng, điều khoản bảo hành, điều kiện đổi trả và các điều khoản thương mại khác. Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng (PO) theo quy định của Công ty. Theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng và phối hợp với kho, kỹ thuật, QA/QC trong quá trình nhận hàng. Xử lý các phát sinh liên quan đến thiếu hàng, chậm giao hàng, hàng lỗi hoặc khiếu nại với nhà cung cấp.
Quản lý và phát triển nhà cung cấp: Xây dựng, cập nhật và quản lý danh sách nhà cung cấp được phê duyệt. Đánh giá định kỳ nhà cung cấp theo các tiêu chí: giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, năng lực kỹ thuật và khả năng hỗ trợ sau bán hàng. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp mới nhằm đa dạng hóa nguồn cung và giảm phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Xây dựng cơ sở dữ liệu về giá, lịch sử giao dịch và đánh giá năng lực của từng nhà cung cấp. Tổ chức đánh giá trực tiếp tại nhà máy của nhà cung cấp khi cần thiết. Thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp trọng yếu.
Kiểm soát và báo cáo hoạt động mua sắm: Lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua sắm: PR, RFQ, báo giá, bảng so sánh giá, phê duyệt, hợp đồng, PO, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ liên quan. Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện các đơn hàng, tình trạng giao hàng và tồn đọng mua sắm. Báo cáo định kỳ tình hình mua hàng, chi phí tiết kiệm được, các rủi ro và đề xuất cải tiến cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo. Theo dõi ngân sách mua sắm và kiểm soát việc mua hàng trong hạn mức được phê duyệt. Cảnh báo sớm các rủi ro như tăng giá nguyên vật liệu, thiếu nguồn cung, thay đổi chính sách thương mại hoặc các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sản xuất. Tham gia xây dựng và cải tiến các quy trình, quy định liên quan đến công tác mua hàng và quản lý nhà cung cấp.
Tuân thủ và quản trị rủi ro: Thực hiện mua hàng đúng quy trình, quy chế tài chính và quy định phân quyền phê duyệt của Công ty. Không được nhận hoa hồng, quà tặng hoặc lợi ích vật chất từ nhà cung cấp trái với quy định của Công ty. Bảo mật tuyệt đối thông tin về giá mua, nhà cung cấp, hợp đồng và chiến lược kinh doanh. Chủ động phát hiện và báo cáo các rủi ro, dấu hiệu gian lận hoặc xung đột lợi ích trong hoạt động mua sắm. Tuân thủ các quy định về an toàn, môi trường và trách nhiệm xã hội trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.