Chuyên viên thương mại mua hàng nước ngoài

Mô tả Công việc
1/ Công tác mua sắm:
- Tiếp nhận và rà soát yêu cầu mua sắm từ Ban Dự án, bộ phận kỹ thuật và các đơn vị liên quan.
- Lập, theo dõi và cập nhật kế hoạch mua sắm theo từng dự án, gói hàng hoặc dịch vụ.
- Tìm kiếm, đánh giá, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà thầu phụ.
- Chuẩn bị, trình duyệt và phát hành yêu cầu báo giá (RFQ); theo dõi quá trình nhận báo giá và hồ sơ kỹ.
- Tổng hợp, làm rõ các nội dung liên quan đến phạm vi cung cấp, thông số kỹ thuật, giá, thuế, tiến độ, điều kiện thanh toán, bảo hành, bảo lãnh, vận chuyển và dịch vụ sau bán hàng.
- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật thực hiện đánh giá, so sánh báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp/nhà thầu phụ.
- Chuẩn bị hồ sơ thương thảo, đơn đặt hàng, dự thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các văn bản thương mại.
- Theo dõi quá trình phê duyệt, ký kết và phát hành đơn đặt hàng/hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm tra, FAT, vận chuyển, giao hàng và hoàn thiện hồ sơ của nhà cung cấp.
- Phối hợp với QA/QC, Logistics, Kho và Ban Dự án trong quá trình kiểm tra, giao nhận và nghiệm thu hàng hóa
2/ Quản trị hợp đồng và đơn đặt hàng:
- Thiết lập, quản lý và cập nhật danh mục hợp đồng, đơn đặt hàng của các dự án.
- Theo dõi các điều khoản chính của hợp đồng: phạm vi công việc, giá trị, tiến độ, thanh toán, bảo lãnh, bảo hành, nghiệm thu và trách nhiệm các bên.
- Theo dõi và cảnh báo các mốc tiến độ quan trọng hoặc nguy cơ chậm trễ.
- Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thanh toán nhà cung cấp theo quy định.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán theo dõi thanh toán, công nợ và hồ sơ giải ngân
- Theo dõi các thay đổi về phạm vi, tiến độ, giá trị hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
- Tổng hợp hồ sơ khiếu nại, vi phạm hợp đồng; soạn thảo thư nhắc tiến độ và văn bản trao đổi với đối tác theo chỉ đạo.
- Theo dõi nghĩa vụ bảo hành, khắc phục tồn tại và hoàn tất các nội dung còn tồn đọng.
- Chuẩn bị hồ sơ thanh lý, quyết toán và đánh giá nhà cung cấp sau khi kết thúc hợp đồng.
- Quản lý phiên bản và lưu trữ hồ sơ hợp đồng theo đúng quy định
3/ Hỗ trợ phát triển kinh doanh dự án mới:
- Tiếp nhận, cập nhật và theo dõi thông tin về khách hàng, đối tác, dự án và các cơ hội kinh doanh.
- Quản lý danh mục cơ hội kinh doanh và theo dõi tiến độ từng cơ hội.
- Nghiên cứu, tổng hợp thông tin về thị trường, khách hàng, chủ đầu tư, đối tác và các dự án tiềm năng.
- Chuẩn bị hồ sơ năng lực, tài liệu giới thiệu Công ty và tài liệu phục vụ các cuộc họp với khách hàng.
- Soạn thảo email, thư giới thiệu, lịch làm việc và biên bản họp; theo dõi các nội dung đã thống nhất.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ báo giá, đề xuất thương mại và tài liệu đấu thầu sơ bộ.
- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật và đối tác trong việc thu thập giải pháp kỹ thuật, báo giá và hồ sơ năng lực.
- Hỗ trợ tổ chức các buổi khảo sát, họp, tiếp đón khách hàng và đối tác.
- Hỗ trợ trao đổi thư tín và xử lý tài liệu thương mại bằng tiếng Anh/ tiếng Trung.
4/ Quản lý hồ sơ, tài liệu:
- Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, dự án, báo giá, hợp đồng và đơn đặt hàng.
- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo từng dự án và từng nhóm công việc.
- Theo dõi lịch sử báo giá, phiên bản hợp đồng và toàn bộ thư từ thương mại.
- Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất và hình thức của hồ sơ trước khi trình ký hoặc phát hành.
- Thực hiện bảo mật thông tin khách hàng, nhà cung cấp, giá cả, hợp đồng và chiến lược kinh doanh của Công ty
5/ Báo cáo và hỗ trợ điều hành:
- Chuẩn bị báo cáo định kỳ về tình hình mua sắm, tiến độ nhà cung cấp, hợp đồng, thanh toán và các cơ hội kinh doanh.
- Theo dõi và cập nhật tình trạng thực hiện công việc, kế hoạch tiếp theo và các khó khăn phát sinh.
- Cảnh báo sớm các rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, chi phí, thanh toán hoặc nghĩa vụ hợp đồng.
- Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện các kết luận cuộc họp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.