Chuyên Viên Xây Dựng Hệ Thống

Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống
Rà soát, xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, biểu mẫu của các Khối/Phòng ban.
Phối hợp cùng các đơn vị xác định rõ luồng công việc, trách nhiệm, đầu vào - đầu ra, thời gian xử lý và điểm kiểm soát của từng quy trình.
Chuẩn hóa chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban.
Thiết lập hệ thống quản lý, mã hóa, ban hành, cập nhật, lưu trữ và kiểm soát phiên bản tài liệu.
Rà soát và cải tiến vận hành
Khảo sát thực tế vận hành để xác định các điểm nghẽn, công việc chồng chéo, thiếu kiểm soát hoặc phụ thuộc cá nhân.
Đề xuất và phối hợp triển khai các phương án cải tiến nhằm rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai lỗi và nâng cao năng suất.
Theo dõi việc triển khai quy trình sau ban hành; đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả thực tế.
Theo dõi các vấn đề phát sinh, nguyên nhân gốc và hành động khắc phục/cải tiến.
Quản trị hệ thống và kiểm soát tuân thủ
Xây dựng checklist/tiêu chí kiểm tra việc tuân thủ quy trình tại các đơn vị.
Tổ chức hoặc phối hợp thực hiện các đợt rà soát, đánh giá nội bộ.
Tổng hợp các điểm chưa phù hợp, theo dõi kế hoạch khắc phục và báo cáo kết quả cho cấp quản lý.
Phối hợp triển khai ISO 9001 hoặc các hệ thống quản lý khác khi Công ty có yêu cầu.
Số hóa và Automation
Phối hợp với CNTT và các phòng ban rà soát các quy trình có khả năng số hóa, workflow hoặc automation.
Tham gia thiết kế luồng phê duyệt, báo cáo và kiểm soát công việc trên các hệ thống/phần mềm quản trị của Công ty.
Theo dõi hiệu quả trước và sau cải tiến/số hóa.
Đào tạo và triển khai
Hướng dẫn các phòng ban xây dựng SOP, quy trình, biểu mẫu theo tiêu chuẩn chung.
Đào tạo/truyền thông cho nhân sự liên quan trước khi áp dụng quy trình mới.
Xây dựng kho tài liệu hệ thống để nhân sự có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng.
Báo cáo
Báo cáo định kỳ tình trạng xây dựng, cập nhật và tuân thủ hệ thống.
Theo dõi các chỉ số: số quy trình hoàn thành, tỷ lệ áp dụng, số lỗi vận hành, thời gian xử lý, số sáng kiến/cải tiến và hiệu quả sau cải tiến.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.