Customer Service / Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng

Order Management - Quản lý đơn hàng
1. Receive, process, and track customer orders accurately from initial inquiry to final delivery using the company's order management systems.
Tiếp nhận, xử lý và theo dõi chính xác đơn hàng của khách hàng từ yêu cầu ban đầu cho đến khi hoàn thành giao hàng bằng hệ thống quản lý đơn hàng của công ty.
2. Interpret and clarify customer's logo, label specifications (e.g., material, size, color matching, finish) for the production team.
Giải thích và làm rõ các thông số kỹ thuật về logo, nhãn hiệu (ví dụ: chất liệu, kích thước, màu sắc, hoàn thiện) cho bộ phận sản xuất.
3. Prepare and send quotes and pro-forma invoices to customers.
Chuẩn bị và gửi báo giá và hóa đơn tạm tính cho khách hàng.
Customer Communication & Support - Giao tiếp và Hỗ trợ khách hàng
4. Respond promptly to customer inquiries via phone, email, and occasionally in-person, regarding product information, pricing, lead times, and order status.
Trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng qua điện thoại, email và trực tiếp về thông tin sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng và trạng thái đơn hàng.
5. Handle and resolve customer complaints, issues, or disputes related to orders, billing, or product quality with professionalism and efficiency.
Xử lý và giải quyết các khiếu nại, vấn đề hoặc tranh chấp của khách hàng liên quan đến đơn hàng, thanh toán hoặc chất lượng sản phẩm một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
6. Provide expert advice and product recommendations based on the client's apparel type and branding needs.
Tư vấn chuyên môn và đề xuất sản phẩm dựa trên loại trang phục và yêu cầu thương hiệu của khách hàng.
Production & Logistics Coordination - Phối hợp sản xuất và vận chuyển
7. Work closely with the Design and Production teams to ensure accurate sample creation and timely approval of artwork/proofs.
Làm việc chặt chẽ với bộ phận Thiết kế và Sản xuất để đảm bảo phê duyệt thiết kế/bản in thử kịp thời và làm mẫu chính xác.
8. Monitor production schedules and communicate any potential delays or changes to the customer proactively.
Theo dõi lịch trình sản xuất và chủ động thông báo cho khách hàng về bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi nào có thể xảy ra.
9. Coordinate with Quality/Lab team for intime Test reports to customer.
Phối hợp với bộ phận Chất lượng/Phòng thí nghiệm để kịp thời gửi báo cáo thử nghiệm cho khách hàng.
10. Work with forwarder services and book shipments. To track shipments and ensure on-time delivery.
Làm việc với các dịch vụ giao nhận và đặt đơn vận chuyển. Theo dõi lô hàng và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Administrative & Reporting - Hành chính & Báo cáo
11. Maintain accurate and detailed customer records, order history, and communication logs.
Duy trì hồ sơ khách hàng, lịch sử đơn hàng và nhật ký liên lạc chính xác và chi tiết.
12. Assist the Sales team by providing necessary administrative support and contributing to account maintenance.
Hỗ trợ bán hàng bằng việc cung cấp hỗ trợ hành chính cần thiết và đóng góp vào việc duy trì khách hàng.
13. Other duties assigned by manager
Các công việc khác được giao bởi cấp trên