Event Executive

Mục tiêu công việc
Event Executive là đầu mối trực tiếp làm việc với khách hàng và chịu trách nhiệm đầu-cuối đối với các dự án Event thuộc Business Unit. Vị trí chuyển hóa mục tiêu thương hiệu thành giải pháp và kế hoạch triển khai khả thi; điều phối nguồn lực nội bộ, nhà cung cấp và đội ngũ onsite để bảo đảm sự kiện được thực thi đúng chất lượng, tiến độ, ngân sách và KPI. Đồng thời, vị trí chịu trách nhiệm duy trì trải nghiệm khách hàng, bảo vệ hiệu quả tài chính dự án và góp phần thực hiện Purpose "Help Brands Win".
Trách nhiệm chính
Tiếp nhận Brief, Xây dựng Proposal và Giải pháp
Tiếp nhận brief và làm rõ mục tiêu kinh doanh/thương hiệu, đối tượng tham dự, hành trình trải nghiệm, hình thức sự kiện, phạm vi công việc, KPI, ngân sách, timeline và quy trình phê duyệt.
Chuyển hóa brief thành giải pháp Event có khả năng triển khai tại thị trường, bao gồm concept, scope of work, proposal, quotation, timeline, tiêu chuẩn thực thi và phương án dự phòng.
Phối hợp với Planning, Creative, Production, Procurement, Field Operations, Technology/Data và Finance để bảo đảm giải pháp sáng tạo, khả thi trong vận hành, chính xác về thương mại và có thể đo lường hiệu quả.
Chăm sóc Khách hàng và Chịu trách nhiệm Đầu-cuối Dự án
Là đầu mối chính của dự án đối với khách hàng được phân công; cập nhật thông tin rõ ràng và quản lý kỳ vọng, phê duyệt, thay đổi phạm vi, rủi ro và phương án xử lý vấn đề.
Chịu trách nhiệm đầu-cuối đối với chất lượng, tiến độ, ngân sách, KPI, mức độ hài lòng của khách hàng và lợi nhuận gộp (GP) của dự án; chủ động xử lý rủi ro khi điều kiện triển khai thay đổi.
Xây dựng quan hệ đối tác tin cậy với khách hàng; nhận diện cơ hội mở rộng các giải pháp Event, Activation, Retail, Field Execution, Sales Operations hoặc Data/Technology phù hợp với nhu cầu thị trường của thương hiệu.
Lập kế hoạch và Điều phối Thực thi Tích hợp
Xây dựng và kiểm soát master timeline, critical path, RACI, checklist, run sheet, kế hoạch nhân sự, địa điểm, logistics và phương án dự phòng.
Điều phối sản xuất và mức độ sẵn sàng của sân khấu, booth, POSM, hạng mục nhận diện thương hiệu, thiết bị kỹ thuật, quà tặng, đồng phục, giấy phép, yêu cầu an toàn và các tài sản triển khai Event khác.
Dẫn dắt khảo sát địa điểm, set-up, rehearsal, vận hành sự kiện, luồng khách tham dự, điều phối backstage, xử lý sự cố và tháo dỡ.
Bảo đảm các phòng ban nội bộ, nhà cung cấp, đơn vị địa điểm, nghệ sĩ, MC và đội ngũ field thực thi đúng phạm vi được duyệt, tiêu chuẩn thương hiệu, tiêu chuẩn dịch vụ, yêu cầu an toàn và chất lượng Market Execution của CREASIA.
Kiểm soát Chi phí và Hồ sơ
Lập và kiểm soát quotation, cost estimate, purchase request, hợp đồng, change order và hồ sơ thanh toán cùng Procurement và Finance.
Theo dõi doanh thu, chi phí đã cam kết, chi phí thực tế, chênh lệch ngân sách và lợi nhuận gộp (GP) của dự án; ngăn ngừa các khoản chi chưa được duyệt, không có chứng từ hoặc nằm ngoài phạm vi công việc.
Hoàn tất biên bản nghiệm thu, hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhà cung cấp, quyết toán dự án và lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng hạn.
Báo cáo Hiệu quả và Cải tiến Liên tục
Theo dõi hiệu quả dự án theo KPI đã thống nhất, bao gồm số lượng người tham dự, mức độ tương tác, chất lượng thực thi tại thị trường, sự cố, phản hồi khách hàng, hiệu quả ngân sách và các chỉ số chuyển đổi hoặc tác động kinh doanh khi áp dụng.
Thực hiện đúng hạn các báo cáo tiến độ, báo cáo tại hiện trường, báo cáo sau sự kiện, cập nhật chi phí thực tế và báo cáo đóng dự án.
Chủ trì review sau dự án; chuyển hóa dữ liệu và phản hồi thành đề xuất cải tiến về chất lượng thực thi, hiệu quả nhà cung cấp, tối ưu chi phí, trải nghiệm khách hàng, ứng dụng công nghệ và khả năng nhân rộng.