Executive Assistant to BOD

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. Tóm tắt nhiệm vụ
Thực hiện công việc thư ký, hành chánh, công việc cá nhân theo yêu cầu của Cấp trên, là cầu nối giữa Cấp trên với các phòng ban khác để vận hành công việc theo chức năng và nhiệm vụ được phân bổ.
II. Nhiệm vụ chi tiết
Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận hồ sơ trình ký và lưu trữ:
1.1: Soạn thảo và Lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
1.2: Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác, đúng thủ tục và quy trình theo phân quyền phê duyệt.
1.3: Tiếp nhận và Trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban theo line phân quyền.
Nhiệm vụ 2: Đối nội & Đối ngoại:
2.1: Đặt lịch họp nội bộ và thông báo đến Cấp trên, các Phòng ban chuyên môn tham dự.
2.2: Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của Cấp trên.
2.3: Truyền đạt chỉ đạo của Cấp trên đến các phòng ban chuyên môn, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra.
Nhiệm vụ 3: Công việc hành chính:
3.1: Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,.. theo yêu cầu.
3.2: Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ và quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn.
3.3: Nhắc lịch họp, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Cấp trên đến các phòng ban.
3.4: Thực hiện các công việc theo yêu cầu của Cấp trên.
Nhiệm vụ 4: Quản lý ngân sách, phân tích và lập kế hoạch
4.1: Lập kế hoạch ngân sách năm và kiểm soát ngân sách phòng ban chi tiêu.
4.2: Phân tích và đánh giá tính hiệu quả công việc, KPI nhân viên phòng ban.
4.3: Lập kế hoạch cung ứng theo kế hoạch kinh doanh của công ty.
4.4. Tham mưu, tư vấn chiến lược kinh doanh, xử lý tình huống phát sinh.
4.5. Tổng hợp và trình bày báo cáo về hoạt động vận hành của các công ty con.
III. Báo cáo trực tiếp
Báo cáo trực tiếp cho: Phó Chủ Tịch Tập Đoàn