Finance & Operations Coordinator

1. Thông tin vị trí
● Chức danh: Finance & Operations Coordinator
● Bộ phận: Finance & Corporate Operations
● Báo cáo trực tiếp: Founder/CEO
● Điều phối hồ sơ và tiến độ: People Ops & Admin Manager - Điều phối và theo dõi công việc
● Phối hợp với: Các trưởng nhóm, Admin, Legal, đơn vị kế toán, nhà cung cấp, nhà thầu và đối tác được phê duyệt.
● Địa điểm làm việc: Làm việc từ xa
● Hình thức làm việc: Full-time
● Loại hợp đồng:Hợp đồng lao động
● Thời hạn nộp hồ sơ: 15/10/2026
2. Mục tiêu của vị trí
Giúp Founder kiểm soát rõ:
● Công ty đang có bao nhiêu ngân sách.
● Đã cam kết chi bao nhiêu.
● Đã thanh toán bao nhiêu.
● Khoản chi dùng cho việc gì.
● Hợp đồng, hóa đơn, đầu ra và nghiệm thu có khớp nhau hay không.
● Nguồn tiền hiện tại có thể duy trì hoạt động trong bao lâu.
● Khoản nào cần Founder quyết định.
● Nghĩa vụ tài chính nào đang đến hạn hoặc còn thiếu hồ sơ.
● Làm việc với bên dịch vụ kế toán mà công ty đang thuê để kiểm tra các báo cáo liên quan thuế, báo cáo tài chính
● Tư vấn cho Founder các vấn đề liên quan đến tài chính trong quá trình vận hành app
Đây là vị trí điều phối và kiểm soát nội bộ ở giai đoạn startup; không mặc nhiên thay thế Kế toán trưởng, chuyên gia thuế, kiểm toán viên hoặc cố vấn tài chính chuyên nghiệp.
3. Trách nhiệm chính
3.1. Quản lý ngân sách
● Thiết lập và duy trì Budget Register của công ty.
● Theo dõi ngân sách theo bộ phận, dự án, thị trường và nhà cung cấp.
● Phân biệt rõ:
○ Ngân sách đề xuất.
○ Ngân sách đã được duyệt.
○ Khoản đã cam kết.
○ Khoản đã thanh toán.
○ Khoản còn lại.
● Theo dõi chi phí Việt Nam và Đức theo hồ sơ riêng.
● Cảnh báo khi có nguy cơ vượt ngân sách hoặc phát sinh khoản chưa được duyệt.
● Không tự phê duyệt ngân sách.
3.2. Kiểm soát hồ sơ thanh toán
Trước khi trình Founder phê duyệt, kiểm tra sự đầy đủ và thống nhất giữa:
● Đề nghị thanh toán.
● Hợp đồng hoặc căn cứ đặt dịch vụ.
● Phạm vi công việc.
● Ngân sách đã được duyệt.
● Hóa đơn hoặc chứng từ.
● Bằng chứng bàn giao.
● Xác nhận nghiệm thu.
● Thông tin người nhận thanh toán.
● Thời hạn và điều kiện thanh toán.
Nếu hồ sơ chưa đủ, phải ghi rõ nội dung còn thiếu; không tự kết luận đã đủ điều kiện thanh toán.
3.3. Theo dõi hợp đồng và nghĩa vụ
● Lập Contract & Commitment Register.
● Theo dõi giá trị, thời hạn, đầu ra, điều kiện thanh toán và người phụ trách của từng hợp đồng.
● Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, nghĩa vụ chưa hoàn thành hoặc khoản phải trả sắp đến hạn.
● Đối chiếu công việc đã giao với bằng chứng bàn giao.
● Chuyển Legal kiểm tra những nội dung thuộc chuyên môn pháp lý.
● Không tự sửa hợp đồng hoặc đưa ra ý kiến pháp lý thay cho Legal.
3.4. Quản lý dòng tiền và runway
● Chuẩn bị dự báo dòng tiền theo tuần và theo tháng.
● Duy trì bảng dự báo tối thiểu 13 tuần.
● Theo dõi số dư, khoản phải thu, khoản phải trả và cam kết tài chính.
● Ước tính thời gian duy trì nguồn vốn theo các kịch bản.
● Chuẩn bị cảnh báo sớm khi runway giảm xuống dưới ngưỡng do Founder quyết định.
● Không tự thực hiện đầu tư, vay vốn hoặc gọi vốn.
3.5. Đối chiếu và báo cáo
● Đối chiếu số liệu ngân sách, hợp đồng, thanh toán và bàn giao.
● Phối hợp với đơn vị kế toán để cung cấp hồ sơ đúng thời hạn.
● Ghi nhận các khoản chưa có chứng từ hoặc chưa xác định được căn cứ.
● Chuẩn bị báo cáo tài chính quản trị cho Founder.
● Phân biệt số liệu đã xác minh, chưa xác nhận và ước tính.
● Lưu đường dẫn tới bằng chứng thay vì chỉ ghi nhận bằng lời nói.
3.6. Hỗ trợ vận hành
● Theo dõi chi phí tuyển dụng, nhân sự, nhà thầu, marketing, công nghệ và Merchant.
● Kiểm tra yêu cầu mua hàng hoặc thuê dịch vụ trước khi trình duyệt.
● Hỗ trợ xây dựng mẫu đề nghị ngân sách, đề nghị thanh toán và nghiệm thu.
● Theo dõi công cụ, tài khoản dịch vụ và phí định kỳ của công ty.
● Phát hiện các dịch vụ trùng, không sử dụng hoặc có dấu hiệu lãng phí.
● Đề xuất phương án tiết kiệm nhưng không tự ý hủy dịch vụ hoặc hợp đồng.
3.7. Quản lý tài liệu tài chính
● Thiết lập cấu trúc lưu trữ tài liệu tài chính có kiểm soát.
● Mỗi hồ sơ phải có tên, ngày, nguồn, phiên bản, trạng thái và người phê duyệt.
● Tách tài liệu Working, Pending Approval, Approved, Paid và Archived.
● Không xóa hoặc ghi đè hồ sơ gốc.
● Giới hạn quyền truy cập theo nhiệm vụ.
● Không chia sẻ dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu cá nhân khi chưa được phép.
4. Đầu ra trong 30-60-90 ngày
30 ngày đầu
● Lập danh mục toàn bộ tài khoản, hợp đồng, nhà cung cấp và cam kết tài chính hiện có.
● Xây dựng Budget Register.
● Xây dựng Payment Register.
● Xây dựng Contract & Commitment Register.
● Chuẩn bị dự báo dòng tiền 13 tuần đầu tiên.
● Xác định hồ sơ còn thiếu, khoản chưa đối chiếu và rủi ro cần Founder quyết định.
● Đề xuất quy trình đề nghị-kiểm tra-phê duyệt-thanh toán-nghiệm thu.
Ngày 31-60
● Đưa quy trình kiểm soát thanh toán vào vận hành.
● Đối chiếu các hợp đồng và khoản chi trọng yếu.
● Thiết lập báo cáo ngân sách theo Việt Nam, Đức và các dự án chính.
● Theo dõi chi phí tuyển dụng, marketing, công nghệ và vận hành Merchant.
● Chuẩn hóa hồ sơ làm việc với đơn vị kế toán và Legal.
● Cảnh báo các khoản chi không có căn cứ hoặc chưa đủ bằng chứng.
Ngày 61-90
● Hoàn thiện Finance & Operations Playbook phiên bản đầu tiên.
● Chuẩn hóa báo cáo quản trị hằng tuần và hằng tháng.
● Hoàn thành đánh giá chi phí, nghĩa vụ và runway.
● Đề xuất các khoản có thể giảm, hoãn hoặc dừng.
● Đề xuất nhu cầu tuyển kế toán, thuê ngoài hoặc bổ sung Financial Controller nếu thực sự cần.
● Trình báo cáo 90 ngày cho Founder.
5. Chỉ số đánh giá
● Tỷ lệ hồ sơ thanh toán đầy đủ trước khi trình duyệt.
● Tỷ lệ khoản chi có ngân sách và căn cứ được xác nhận.
● Tỷ lệ hợp đồng được ghi nhận trong register.
● Độ chính xác của dự báo dòng tiền.
● Mức chênh lệch giữa ngân sách và chi phí thực tế.
● Số nghĩa vụ quá hạn hoặc bị bỏ sót.
● Thời gian xử lý một bộ hồ sơ thanh toán.
● Số khoản chi trùng, chưa rõ hoặc thiếu bằng chứng được phát hiện.
● Tính đúng hạn của báo cáo tuần và báo cáo tháng.
● Khả năng truy xuất từ khoản thanh toán đến hợp đồng, đầu ra và nghiệm thu.
Không đánh giá người này dựa trên việc "chi được nhiều hay ít", mà dựa trên khả năng giúp Founder biết rõ tiền đang ở đâu, được sử dụng cho việc gì và có đủ căn cứ hay không.