General Affairs (Ha Noi)

Đăng ký nhanh: Để Sun* có thể nhanh chóng xác định những cơ hội phù hợp với kinh nghiệm của bạn, bạn vui lòng dành ít phút cung cấp thêm một số thông tin trong biểu mẫu bên dưới nhé. Điều này cũng giúp hạn chế việc phải trao đổi, bổ sung thông tin nhiều lần trong quá trình ứng tuyển.
Biểu mẫu ứng tuyển:General Affairs (Ha Noi)
Job Description
1. Phụ trách vận hành văn phòng hằng ngày
- Chủ động tổ chức và theo dõi các công việc vận hành trong phạm vi phụ trách, đảm bảo văn phòng luôn sẵn sàng và hoạt động thông suốt.
- Theo dõi chất lượng các dịch vụ văn phòng như vệ sinh, an ninh, cây xanh, nước uống, văn phòng phẩm và các dịch vụ liên quan theo thực tế.
- Tiếp nhận nhu cầu, phản ánh của nhân viên; xác định mức độ ưu tiên, phối hợp xử lý và cập nhật tiến độ đến khi hoàn tất.
- Làm đầu mối làm việc với ban quản lý tòa nhà, nhà cung cấp và các bộ phận liên quan về các vấn đề vận hành văn phòng.
2. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài sản văn phòng
- Theo dõi tình trạng sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài sản thuộc phạm vi quản lý; chủ động kiểm tra, phát hiện hư hỏng hoặc nhu cầu bổ sung.
- Lập và theo dõi kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng; phối hợp sửa chữa, thay thế và kiểm tra kết quả thực hiện.
- Thực hiện các công việc mua sắm, cấp phát, bàn giao và kiểm kê theo quy trình của công ty.
- Tham gia triển khai các hạng mục sửa chữa, bố trí lại, nâng cấp hoặc mở rộng văn phòng theo phân công.
3. Quản lý nhà cung cấp và theo dõi chi phí vận hành
- Theo dõi tiến độ, chất lượng dịch vụ và việc thực hiện các cam kết của nhà cung cấp; chủ động yêu cầu khắc phục khi phát sinh vấn đề.
- Tổng hợp nhu cầu, lấy và so sánh báo giá, đề xuất phương án đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chi phí và thời gian.
- Theo dõi các khoản chi phí vận hành trong phạm vi phụ trách; đối chiếu hồ sơ, thực hiện thủ tục thanh toán và cập nhật dữ liệu đầy đủ.
- Phát hiện các khoản chi chưa hợp lý và đề xuất phương án tiết kiệm phù hợp với nhu cầu sử dụng.
4. Cải tiến hoạt động vận hành và phối hợp công việc hành chính
- Duy trì, cập nhật danh mục công việc, lịch kiểm tra và hướng dẫn vận hành để công việc được thực hiện nhất quán, dễ theo dõi.
- Tổng hợp tình hình vận hành, chi phí và các vấn đề cần xử lý; lập báo cáo theo yêu cầu.
- Đề xuất và phối hợp triển khai các cải tiến nhằm nâng cao chất lượng môi trường làm việc và trải nghiệm của nhân viên.
- Phối hợp thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công.
Job Requirement
1. Kinh nghiệm và kiến thức
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành chính - vận hành văn phòng; đã trực tiếp phụ trách hoạt động văn phòng hằng ngày hoặc một phạm vi vận hành tương đương.
- Có kinh nghiệm theo dõi cơ sở vật chất, trang thiết bị và phối hợp bảo trì, sửa chữa; có khả năng chủ động xử lý các tình huống vận hành thường gặp.
- Có kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp, theo dõi chất lượng dịch vụ và đôn đốc xử lý vấn đề.
- Tốt nghiệp đại học các ngành phù hợp. Kinh nghiệm làm việc tại công ty IT hoặc công ty nước ngoài là lợi thế.
2. Kỹ năng
- Có khả năng phân tích, đánh giá và xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động vận hành văn phòng.
- Có kỹ năng theo dõi, đánh giá chất lượng dịch vụ và làm việc với nhà cung cấp.
- Có khả năng tổng hợp thông tin, theo dõi và đối chiếu chi phí; sử dụng tốt Excel hoặc Google Sheets để quản lý dữ liệu và lập báo cáo.
- Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các phòng ban, đối tác và các bên liên quan.
- Có tư duy cải tiến, biết rà soát và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc; ứng dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp.
- Biết ứng dụng AI hỗ trợ công việc, kiểm tra kết quả và bảo mật thông tin.
3. Thái độ
- Có trách nhiệm, chủ động theo dõi và hoàn thành công việc được giao.
- Trung thực, cẩn thận và có ý thức bảo mật thông tin.
- Cởi mở, hợp tác và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
- Cầu thị, ham học hỏi và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi.
- Sẵn sàng tiếp nhận công việc mới và thích ứng khi yêu cầu, thứ tự ưu tiên thay đổi.
Benefits & Perks
1. Tiên phong Công nghệ & Phát triển Năng lực AI-DD
- Thực chiến mô hình AI-Driven Development: Trực tiếp làm việc trong môi trường tích hợp AI-Driven Development, ứng dụng AI vào toàn bộ quy trình phát triển phần mềm (Phân tích yêu cầu, Lập trình, Kiểm thử cho đến vận hành) với bộ giải pháp và quy trình chuẩn hóa do Sun* phát triển.
- Trang bị công cụ AI cao cấp: Cung cấp tài khoản AI trả phí (GitHub Copilot, Gemini, Claude... tùy theo đặc thù dự án) giúp tự động hóa công việc và tối ưu hiệu suất.
- Đào tạo chuẩn "AI-Empowered Professional": Tham gia các khóa học, workshop thực hành chuyên sâu về AI-DD, giúp nhân sự vừa giỏi chuyên môn core vừa làm chủ các công cụ AI thế hệ mới.
2. Văn hóa trao quyền & Lộ trình thăng tiến rõ ràng
- Môi trường cởi mở & Đề cao sáng tạo: Tôn trọng sự khác biệt, chấp nhận rủi ro để trải nghiệm và đồng hành cùng đồng nghiệp có lý tưởng thay đổi xã hội.
- Lộ trình Career Path chuẩn hóa: Tư vấn và đồng hành phát triển sự nghiệp theo hướng Chuyên gia (Technical) hoặc Quản lý (Management).
- Định hướng & Trao quyền: Hỗ trợ xác định mục tiêu cá nhân/nhóm (Goal Define Support định kỳ 3 - 6 tháng) và giao quyền làm chủ công việc.
- Hệ sinh thái học tập đa dạng: Miễn phí tài khoản Learning Hub (Udemy, LinkedIn Learning...), các buổi Seminar Tech Expert và hệ thống CLB chia sẻ kiến thức/giao lưu văn hóa.
3. Chế độ Đãi ngộ & Chăm sóc toàn diện
- Lương & Phụ cấp: Thỏa thuận theo năng lực cùng các khoản trợ cấp, phụ cấp khác (ăn trưa ,sinh hoạt, phái đẹp, tiếng Nhật, chứng chỉ IT,..v.v...).
- Thưởng & performance review: Thưởng Performance, thưởng cuối năm; Review lương 2 lần/năm.
- Hình thức làm việc: Hybrid working, check-in linh hoạt từ 7:45 - 8:45 AM.
- Bảo hiểm & Thâm niên: Bảo hiểm sức khỏe toàn diện Sun* Care; Chế độ thâm niên.
- Chăm sóc phụ nữ: Nghỉ sinh lý 2,5h/tháng; Nghỉ chăm con dưới 1 tuổi 1h/ngày.
- Đời sống & Teambuilding: Du lịch thường niên, hoạt động team building hàng quý.
Lưu ý: Bằng việc ứng tuyển vào vị trí này, bạn đồng ý cho Sun* thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm phục vụ hoạt động tuyển dụng hiện tại và tương lai. Dữ liệu có thể được chia sẻ với các bên liên quan trong quy trình tuyển dụng và được lưu trữ không thời hạn cho đến khi bạn có yêu cầu chính thức bằng văn bản yêu cầu xóa dữ liệu. Chi tiết về quyền lợi và cách thức bảo vệ dữ liệu, vui lòng tham khảo [Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Sun*tại đây]