General Cashier And Foreign Exchange (Thủ Quỹ Kiêm Thu Đổi Ngoại Tệ)

SỨ MỆNH: Thủ quỹ chịu trách nhiệm hoàn trả chi phí đã dùng cho các bộ phận và phân phối tiền cho các phiếu thanh toán tiền mặt của kế toán thanh toán. Duy trì với các ngân hàng của khách sạn theo các chính sách, đảm bảo các thủ tục thanh toán được tuân thủ và các khoản thu tiền hàng ngày cũng như ngoại hối.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH: Giám sát việc tuân thủ các chính sách của khách sạn đối với ngân hàng, các giao dịch tiền với ngân hàng hàng ngày và các chính sách ngoại hối và các kế hoạch đào tạo nhân viên. Đảm bảo tất cả các tiền ứng nội bộ phải được hỗ trợ và được sự phê duyệt bằng hợp đồng của ngân hàng và người nhận phải có sự hiểu biết hợp đồng theo chính sách của khách sạn. Thực hiện các khoản kiểm tra đột xuất đối với tiền quỹ hàng tháng và báo cáo khi có bất kỳ sự khác biệt. Đảm bảo quỹ của Thủ quỹ được kiểm tra 1 cách độc lập ít nhất 1 lần 1 tháng. Xác minh việc đóng sổ của ca làm việc và của nhân viên thu ngân trên hệ thống POS và PMS phải được hoàn thành và phải đầy đủ các báo cáo đóng sổ kèm theo. Soạn thảo các báo cáo thủ quỹ hàng ngày và gởi chúng đến kế toán tổng hợp để xem xét. Hoàn trả các khoản tiền ứng trước cho các bộ phận đúng thời hạn và đưa khoản chi trả đó vào quỹ hoàn trả của thủ quỹ và trình cho kế toán thanh toán hàng tuần. Thanh toán tiền cho người nhận, đảm bảo người nhận phải ký nhận đầy đủ. Soạn thảo các báo cáo ngoại tệ hàng ngày. Các báo cáo phải được đánh số liên tục. Trang đầu tiên dành cho ngân hàng, trang thứ 2 dành cho khách hàng, trang thứ 3 để lưu. Sau khi nộp cho ngân hàng, giữ lại trang đầu tiên cùng với con dấu của ngân hàng. Hoàn thành các báo cáo thừa/thiếu tiền và trình kế toán tổng hợp xem xét cuối mỗi tháng. Xem xét khi có bất kỳ sự khác biệt và báo cáo sự khác biệt không rõ nguyên nhân cho Giám đốc tài chính. Phát hành phiếu ăn cho các bộ phận bên ngoài và thu tiền. Hợp đồng ngân hàng: bất kỳ sự thay đổi nào trong hợp đồng phải được thay thế bằng 1 hợp đồng mới. Hợp đồng cũ phải được ghi là huỷ. Điều này không cho phép sự thay đổi định dạng hay chi tiết của hợp đồng dưới bất kỳ hình thức nào. Kiểm kê quỹ hàng tháng. Kiểm tra (có chữ ký) của két sắt, mở két và đếm tiền quỹ- đối chiếu với bảng đếm tiền theo chính sách của khách sạn. Thu lại các phong bì tiền từ phòng giám sát vào 8h30 mỗi sáng, kiểm tra số dư có khớp với báo cáo hay không. Nếu có sai sót, thâu ngân phải ký cùng với phong bì tiền và chữ ký của người giám sát. Tiến hành thanh toán khi có yêu cầu và đối chiếu hàng tuần. Soạn thảo báo cáo thừa thiếu và gởi đến trợ lý Giám đốc tài chính để phê duyệt. Cập nhật bảng tóm lược ngân hàng đúng thời hạn. In ra các mẩu đăng ký và gởi nó đến kế toán tổng hợp và giám sát doanh thu để kiểm tra số dư quỹ. Thông báo cho nhân sự và Giám đốc tài chính về các khoản nợ của đồng nghiệp mà có thời hạn lâu hơn 1 tháng. Trả tiền due back hàng ngày. Kiểm tra các phiếu mà ngân hàng trả lại. Liên lạc với các trưởng bộ phận khi có vấn đề phát sinh từ thâu ngân. Chịu trách nhiệm khi có sự thay đổi con dấu của ngân Hàng mở tài khoản. Mở két sắt theo đúng trình tự và lấy chìa khoá từ Giám đốc tài chính mỗi ngày. Lấy lại tiền quỹ đối với nhân viên kết thúc hợp đồng vào ngày làm việc cuối, huỷ bỏ hợp đồng và gởi đến bộ phận nhân sự, giữ lại bản sao để lưu hồ sơ.