Giám Đốc Vận Hành Hệ Thống Anh Ngữ

1. Mục tiêu vị trí
- Chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ hệ thống trung tâm AEC theo mô hình chuỗi, đảm bảo:
- Đạt KPI doanh thu - lợi nhuận - chi phí (P&L) của từng trung tâm và toàn hệ thống
- Hệ thống vận hành ổn định - hiệu quả - chuẩn hóa - có khả năng nhân bản
- Là cầu nối giữa HO (HCNS, Tài chính, Đào tạo, R&D, MKT, Kinh doanh) và các trung tâm, đảm bảo chiến lược từ HO được triển khai hiệu quả tại điểm kinh doanh..
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Quản trị vận hành hệ thống trung tâm
- Xây dựng và triển khai chiến lược vận hành cho toàn hệ thống AEC: Quy mô 3 cơ sở hiện tại (Vĩnh Yên - Vĩnh Tường - Yên Lạc) Và kế hoạch mở rộng sang Phúc Yên, Hà Nội, các khu vực mới.
- Thiết kế, chuẩn hóa và giám sát quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho một trung tâm AEC, bao gồm:
+ Quy trình tuyển sinh - chăm sóc khách hàng - học vụ - lớp học
+ Quy trình phối hợp HO (HCNS, Tài chính, MKT, Đào tạo, R&D) với trung tâm Quy trình quản lý chi tiêu, tài sản, cơ sở vật chất tại trung tâm.
- Đảm bảo mỗi trung tâm hoạt động: Đúng quy trình - đủ nhân sự - đúng KPI - đúng tiêu chuẩn dịch vụ.
2.2. Quản lý hiệu quả kinh doanh & P&L từng trung tâm
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán & Kế toán nội bộ xây dựng: P&L (báo cáo lãi lỗ) từng trung tâm KPI doanh thu - chi phí - lợi nhuận - công suất lớp.
- Phân tích số liệu vận hành hàng tháng: Doanh thu, chi phí, lãi gộp, lãi ròng; Số lượng học viên, tỉ lệ full lớp, tỉ lệ tái đăng ký; Hiệu suất team sale, hiệu suất sử dụng phòng học.
- Làm việc trực tiếp với Quản lý trung tâm để: Đặt mục tiêu, giao KPI theo tháng/quý/năm Rà soát, chấn chỉnh các trung tâm yếu, hỗ trợ trung tâm mới.
- Tối ưu chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
2.3. Quản lý & phát triển đội ngũ Quản lý trung tâm
- Xây dựng bộ JD - KPI - tiêu chuẩn năng lực cho vị trí Quản lý trung tâm & key person tại cơ sở.
- Tuyển chọn, đánh giá, đào tạo & phát triển đội ngũ Quản lý trung tâm:
- Coaching về: quản trị đội ngũ sale, chăm sóc khách hàng, xử lý sự vụ phụ huynh - học viên, quản lý lịch học, chi tiêu, báo cáo.
- Xây dựng "Trường quản lý AEC" (Management track) - lộ trình phát triển từ:
- Nhân viên → Giám sát → Quản lý trung tâm → Giám đốc vùng (khi mở rộng)...
- Đảm bảo mỗi trung tâm có đội ngũ kế cận để mở thêm cơ sở mà không phụ thuộc hoàn toàn vào 1-2 cá nhân..
2.4. Kết nối các phòng ban HO & triển khai chiến lược xuống trung tâm
- Làm việc với:
+ MKT: triển khai chiến dịch quảng cáo, event tại từng địa bàn; bảo đảm lead về trung tâm được xử lý tốt.
+ Kinh doanh (Sales HO): thiết lập chỉ tiêu và chính sách bán hàng cho từng trung tâm.
+ Phòng Đào tạo & R&D: đảm bảo chất lượng chương trình dạy, giờ dạy, lịch học, phản hồi học viên.
+ HCNS: định biên nhân sự, bố trí nhân lực phù hợp, xử lý kỷ luật/ khen thưởng tại cơ sở.
+ Tài chính - Kế toán: kiểm soát chi phí trung tâm, limit chi tiêu, phê duyệt các khoản chi chính. - Đảm bảo chiến lược từ HO được triển khai thực tế, đo được, kiểm soát được tại từng trung tâm
2.5. Cải tiến quy trình & triển khai mô hình nhân bản
- Đề xuất và triển khai cải tiến liên tục trong vận hành: Rút ngắn thời gian xử lý công việc
- Giảm sai sót trong chăm sóc khách hàng, quản lý lớp Tăng trải nghiệm phụ huynh & học viên.
- Xây dựng "Mô hình trung tâm mẫu" (Standard Center Model) có thể: Nhân bản sang địa phương mới
- Có checklist: cơ sở vật chất, nhân sự tối thiểu, chi phí setup, thời gian hòa vốn.
2.6. Báo cáo & đồng hành cùng CEO
- Báo cáo định kỳ tuần/tháng/quý: Doanh thu - chi phí - lợi nhuận từng trung tâm
- Tình hình nhân sự, vận hành, sự cố phát sinh Các đề xuất cải tiến vận hành & mở rộng thị trường.
- Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh năm, kế hoạch mở rộng hệ thống AEC 3-5 năm.