Giám Sát Kho Và Giao Hàng Miền Nam

I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
- Chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thủ kho tại kho nội bộ; đồng thời thay mặt Trưởng phòng Kho
vận kiểm soát toàn bộ hoạt động kho, tồn kho, giao hàng và dịch vụ logistics thuê ngoài tại khu vực miền Nam.
- Bảo đảm hàng hóa được quản lý chính xác, an toàn; đơn hàng được giao đầy đủ, đúng hạn, đúng địa chỉ và với chi
phí hợp lý.
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thủ kho
• Trực tiếp tiếp nhận, kiểm đếm và thực hiện nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa tại kho nội bộ.
• Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với phiếu nhập, phiếu xuất, lệnh điều chuyển và dữ liệu trên hệ thống; chịu
trách nhiệm về tính chính xác của tồn kho.
• Sắp xếp, bảo quản hàng hóa khoa học, an toàn, dễ nhận diện và thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê.
• Quản lý hàng hóa theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng và nguyên tắc FIFO/FEFO.
• Quản lý, lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập, xuất, điều chuyển, bàn giao và kiểm kê kho.
• Theo dõi nhu cầu sử dụng, đặt in và kiểm soát việc dán tem, nhãn, bảo đảm hàng hóa đầy đủ tem nhãn trước khi
xuất kho.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ tối thiểu 01 lần/tháng và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; đối chiếu với hệ thống và Kế
toán.
• Xác định nguyên nhân, lập biên bản và đề xuất xử lý đối với chênh lệch tồn kho.
• Theo dõi, phân loại và báo cáo hàng cận date, hư hỏng, móp méo, hàng trả lại hoặc không đủ điều kiện xuất bán;
đề xuất và theo dõi phương án xử lý.
• Duy trì vệ sinh, an ninh, an toàn hàng hóa và tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy tại kho.
2. Quản lý và điều phối giao hàng
• Tiếp nhận kế hoạch giao hàng, kiểm tra điều kiện xuất hàng và tổ chức giao hàng theo yêu cầu.
• Trực tiếp phân công, hướng dẫn, đôn đốc và giám sát công việc của nhân viên giao hàng miền Nam.
• Lựa chọn phương án giao hàng phù hợp bằng nhân viên nội bộ, đối tác vận tải hoặc chành xe theo quy định của
Công ty.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng từ khi xuất kho đến khi giao thành công; bảo đảm giao đúng hàng, đủ số lượng,
đúng địa chỉ, đúng thời gian và đầy đủ chứng từ.
• Chủ động phối hợp xử lý các trường hợp giao trễ, giao thiếu, giao sai, khách hàng không nhận hoặc giao hàng
không thành công.
• Kiểm soát việc thu hồi POD, hóa đơn, biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan.
• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính chính xác, hợp lý của chi phí vận chuyển, chành xe trước khi trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
• Theo dõi và phối hợp xử lý các sự cố mất mát, hư hỏng, thất lạc hàng hóa hoặc phát sinh trách nhiệm bồi thường.
3. Kiểm soát kho và dịch vụ logistics thuê ngoài
• Là đầu mối làm việc trực tiếp với các kho thuê ngoài, đơn vị vận chuyển và chành xe tại khu vực miền Nam.
• Theo dõi hằng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và xử lý đơn hàng tại các kho đối tác.
• Đối chiếu số liệu giữa báo cáo của đối tác, dữ liệu trên hệ thống của Công ty và tồn kho thực tế.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ theo thỏa thuận và tiêu chuẩn vận hành, bao gồm thời gian xử lý, độ chính xác, tình
trạng hàng hóa và chứng từ.
• Thực hiện kiểm tra thực tế kho đối tác định kỳ tối thiểu 01 lần/tháng hoặc đột xuất khi cần thiết.
• Kiểm tra và xác nhận sản lượng dịch vụ, chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và các khoản phát sinh của đối tác.
• Lập biên bản, xác định trách nhiệm và theo dõi việc khắc phục khi phát hiện sai lệch hoặc vi phạm chất lượng dịch
vụ.
• Định kỳ đánh giá chất lượng kho thuê ngoài, đơn vị vận chuyển và chành xe; tìm kiếm, đánh giá và đề xuất đối tác
thay thế hoặc bổ sung khi cần.
• Báo cáo ngay cho Trưởng phòng Kho vận các sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến hàng hóa, khách hàng, chi phí hoặc
tiến độ giao hàng.
4. Phối hợp nội bộ và báo cáo
• Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Mua hàng, CSKH, Bảo hành và các đơn vị liên quan để xử lý công
việc kho vận miền Nam.
• Báo cáo hằng ngày về tình hình xuất hàng, giao hàng, đơn trễ, đơn phát sinh và các vấn đề cần xử lý.
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng về tồn kho, chất lượng giao hàng, chi phí vận chuyển, hoạt động của đối tác và các
rủi ro vận hành.
• Phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận
hành.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Kho vận.