Guest Service Supervisor | Giám sát Tiền sảnh

Direct Operations & Staff Supervision / Vận hành Trực tiếp & Giám sát:
Perform all duties of Reception, Guest Relation Officer, and Bellman as mentioned in the Job Description.
Đảm nhận các nhiệm vụ, công việc của một nhân viên Lễ tân, nhân viên Chăm sóc khách hàng và nhân viên hành lý được liệt kê trong bảng mô tả công việc đã được ban hành.
Supervise operations of Reception, Guest Relations, and Bellmen to ensure all team members follow Resort Standard Operating Procedures to provide guests with an optimal level of service.
Giám sát các hoạt động tại khu vực quầy Lễ tân, Chăm sóc khách hàng và khu vực hành lý, đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện theo đúng Quy trình hoạt động chuẩn (SOP) của Khu nghỉ mát nhằm mang đến cho khách chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Lobby & Counter Standards / Tiêu chuẩn Sảnh & Quầy Làm việc:
Ensure all counters of the Front Office and lobby furniture are tidy, clean, well setup, and equipped with necessary stationery.
Đảm bảo tất cả các quầy tại Lễ tân và bàn ghế tại sảnh lobby luôn gọn gàng, sạch sẽ, được sắp xếp theo tiêu chuẩn và đầy đủ văn phòng phẩm.
Ensure all on-duty staff comply with resort regulations on appearance, grooming, and personal hygiene, as well as extend warm greetings and assist guests professionally.
Đảm bảo tất cả nhân viên trong ca tuân thủ đúng quy định về tác phong diện mạo, vệ sinh cá nhân, luôn chào hỏi niềm nở và hỗ trợ khách hàng với thái độ thân thiện, chuyên nghiệp.
Guest Experience & House Status / Quản lý Phòng & Tình hình Lưu trú:
Cross-check on-duty Reception staff to ensure they notice house status (occupancy %, total in-house guests, VIPs) and daily movement (arrival/departure details).
Kiểm tra nhân viên Lễ tân trong ca nhằm đảm bảo họ nắm rõ tình hình lưu trú (% công suất phòng, tổng số khách, khách VIP...) và chi tiết lượt khách đến/đi trong ngày.
Ensure rooms for all expected arrivals (including last-minute bookings) are allocated according to guests' preferences and special requests.
Đảm bảo tất cả yêu cầu đặt phòng của khách đến trong ngày (bao gồm các đặt phòng phát sinh) được bố trí phù hợp với sở thích và yêu cầu đặc biệt của khách.
Problem Solving & Systems / Xử lý Sự cố & Quản lý Hệ thống:
Resolve guests' complaints or issues quickly and efficiently to maintain the highest service quality.
Nhanh chóng giải quyết ổn thỏa các phàn nàn hoặc bất kỳ sự cố nào ảnh hưởng đến trải nghiệm kỳ nghỉ của khách nhằm duy trì chất lượng dịch vụ cao nhất.
Check guests' profiles on the PMS system, the Guest Registration Police Website, and in-house guest folders to ensure information is updated properly.
Kiểm tra thông tin khách lưu trú trên hệ thống quản lý, trang khai báo tạm trú của cơ quan công an và các hồ sơ lưu trú để đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác.
Provide assistance to guests in all Resort emergency evacuations and medical procedures.
Hỗ trợ khách hàng liên quan đến các sự cố khẩn cấp và y tế tại Khu nghỉ mát.
Financial & Task Management / Quản lý Tài chính & Công việc:
Check FO Cash-float daily and ensure balance by the end of the shift. Report immediately to AFOM/FOM if there is any issue.
Kiểm tra quỹ tiền mặt của Lễ tân hàng ngày, đảm bảo cân đối cuối ca. Báo cáo ngay cho Phó/Trưởng bộ phận Tiền sảnh nếu có sự cố.
Keep monitoring and following up on pending payments on the system. Ensure amounts are only transferred to PM accounts with proper approval.
Theo dõi các khoản nợ treo trên hệ thống; đảm bảo chỉ chuyển vào phòng ảo (PM) khi có đầy đủ xác nhận từ các bộ phận liên quan.
Monitor and ensure all FO staff follow and complete the task list of the shift.
Giám sát và đảm bảo nhân viên thực hiện đầy đủ các danh mục công việc trong ca.
Training, Briefing & Relationships / Đào tạo, Họp & Mối quan hệ:
Conduct regular daily briefings with staff to provide information about VIP guests and occupancy levels.
Tổ chức họp với nhân viên hàng ngày nhằm cung cấp thông tin về khách VIP và công suất phòng.
Responsible for on-the-job training for Reception, GRO, and Concierge staff as required by Management.
Chịu trách nhiệm đào tạo tại chỗ cho nhân viên Lễ tân, GRO, Hành lý theo yêu cầu của Trưởng bộ phận Tiền sảnh / Quản lý dịch vụ.
Build and maintain collaborative relationships with guests, partners, and colleagues, and perform other duties assigned by Management.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp và thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý.