[HCM] Nhân Viên Admin Hỗ Trợ Vận Hành - Operation Admin Officer

Mô tả Công việc
Quản lý dữ liệu kỹ thuật và báo cáo:
Cập nhật dữ liệu thiết bị và các thông tin liên quan trên hệ thống quản lý theo kế hoạch và quy định.
Lập và gửi các báo cáo định kỳ về tình trạng thiết bị, dữ liệu kỹ thuật và tiến độ thực hiện.
Hỗ trợ công tác mua sắm:
Tổng hợp nhu cầu mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ công tác triển khai và bảo trì.
Thực hiện mua sắm vật tư đóng gói (thùng carton, xốp và các vật tư liên quan), linh kiện phục vụ sữa chữa, thay thế, thu hồi, vận chuyển và bảo quản thiết bị.
Theo dõi quá trình mua sắm, tiếp nhận và bàn giao vật tư theo đúng quy trình.
Quản lý chứng từ và điều chuyển thiết bị:
Lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ liên quan đến thiết bị theo quy định kiểm soát tài liệu.
Lập danh sách và phối hợp với nhà cung cấp để thực hiện điều chuyển thiết bị khi có yêu cầu.
Hỗ trợ quản lý tài chính và chi phí:
Tổng hợp số liệu mua sắm, sửa chữa, thay thế thiết bị phục vụ công tác theo dõi chi phí.
Đối chiếu số liệu giữa bộ phận kỹ thuật, kho và kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ thanh toán.
Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ phục vụ thanh toán, nghiệm thu và quyết toán theo quy định của công ty.
Công việc khác:
Phối hợp với các phòng ban, nhà cung cấp và các đơn vị liên quan để đảm bảo tiến độ triển khai công việc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.