HCM - Nhân Viên Chứng Từ (Inbound Executive)

1. Theo dõi đơn hàng: các nhãn hàng theo phân công và các công việc khác theo yêu cầu của công ty.
- Làm việc trực tiếp với nước ngoài:
* Theo dõi và nhận chứng từ gốc.
* Theo dõi và xác nhận booking cho tất cả các lô hàng phát sinh.
* Theo dõi tình trạng hàng về, yêu cầu các chứng từ bổ sung khi cần thiết cho các lô hàng về HCM.
* Kiểm tra và theo dõi các chứng từ liên quan đến C/O, xác nhận C/O đúng để công ty được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu cho các lô hàng.
- Làm việc với các công ty vận chuyển, bảo hiểm:
* Kiểm tra và xác nhận thông tin trên BL/HAWB/HBL.
* Liên hệ mua bảo hiểm hàng nhập cho từng lô hàng (nếu có).
* Kiểm tra và xác nhận thông báo cước, bảo hiểm ,...
* Tiếp nhận thông tin giao hàng mỗi cuối tuần và mỗi ngày nếu có phát sinh.
* Tiến hành thủ tục đòi bồi thường trong trường hợp mất hàng khi hàng không nguyên đai, nguyên kiện.
* Nhận bàn giao toàn bộ hóa đơn gốc của từng lô hàng đã về đến cửa hàng/kho tổng.
- Làm việc với các bộ phận khác trong công ty
* Gửi chứng từ gốc sang bộ phận Operation và yêu cầu xác nhận cho hàng về.
* Gửi chứng từ các lô hàng về HN cho Exim HN theo dõi tình trạng hàng về.
* Tiến hành đề xuất thanh toán trước đối với các đơn hàng được yêu cầu thanh toán trước.
* Cung cấp chứng từ gốc cho kế toán kho trước khi hàng về cửa hàng/kho.
2. Chuẩn bị cho việc truyền tờ khai hải quan:
- Lập bộ chứng từ, bao gồm: Hợp đồng, Tờ khai, B/L/AWB, hóa đơn cước, đơn bảo hiểm, Invoice tổng, Invoice từng phần, packing list, C/O (nếu có) ...
- Hỗ trợ kiểm tra chi tiết hàng, dịch tên hàng và các thông tin liên quan đến chứng từ khai Hải quan.
- Làm Đề nghị thanh toán thuế. Xác nhận cước, bảo hiểm, phí dịch vụ
3. Truyền tờ khai qua phần mềm Hải quan điện tử VNACCS.
4. Theo dõi công nợ nước ngoài (thu, chi, taras,...) và tổng kết vào mỗi cuối tháng. Làm đề xuất thanh toán tiền hàng cho nước ngoài. Các khoản khác phát sinh, chuyển cho bộ phận liên quan.
5. Theo dõi công nợ trong nước (thu, chi, claim,). Đối chiếu công nợ với bên vận chuyển vào cuối tháng
6. Tạo PO cho tất cả các lô hàng từ nước ngoài về kho tổng hoặc trực tiếp về cửa hàng, đối với tất cả các nhãn hàng chịu trách nhiệm theo dõi (SAP).
7. Theo dõi đóng thuế, thông báo tiền thuế vào. Tiếp nhận thông tin nộp thuế, kiểm tra số tiền và làm đề nghị thanh toán thuế nhập khẩu.
8. Lưu trữ bộ hồ sơ đầy đủ của các nhãn hàng mình phụ trách bao gồm bộ chứng từ xuất nhập khẩu, biên bản giao hàng, biên bản kiểm hóa nếu có, biên bản hàng có sự cố bất thường, chứng từ bồi thường hàng hóa nếu có phát sinh
9. Theo dõi và làm mới Letter of Credit mỗi năm, hoặc theo yêu cầu.
10. Tham gia và thực hiện đúng, đầy đủ qui trình claim hàng hóa với các bên liên quan. Đảm bảo cung cấp Biên bản, hình ảnh theo yêu cầu của Nhãn hàng và các bên liên quan nếu có phát sinh
11. Chuẩn bị bộ chứng từ và hoàn tất các thủ tục hoàn thuế.
12. Kiểm tra CO, hoàn tất các thủ tục có liên quan đến CO đáp ứng yêu cầu của nước phát hành và nước sở tại để hưởng các ưu đãi về thuế theo đúng qui định của Nhà nước
13. Chuẩn bị chứng từ, đăng ký kiểm tra văn hóa phẩm với Sở Thông tin & Truyền thông
14. Chuẩn bị đúng và đầy đủ bộ hồ sơ để thực hiện thủ tục tham vấn thuế, giải trình thuế sau thông quan, kiểm tra sau thông quan ... nếu có phát sinh
Báo cáo công việc theo tuần, tháng, quý, năm cho quản lý trực tiếp.