[HN] Trường Trung Học TH School Tuyển Dụng Nhân Viên Admin Full-time 2021 (Hợp Đồng 6 Tháng)

JOB PURPOSE/MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
- To assist Facilities team handling paper works and co-ordinate among other departments in the school, including (but not limit to) request management, agreement management, payment process, report collection...
Trợ giúp bộ phận công việc giấy tờ và điều phối các hoạt động với các bộ phận khác trong trường học, bao gồm (nhưng không chỉ) điều phối yêu cầu từ các bộ phận khác, theo dõi hợp đồng, thực hiện thanh toán, thu thập báo cáo...
- To organize the office work and documentation to facilitate quick referencing and retrivability to ensure operational efficiency.
Quản lý công việc văn phòng và sắp xếp tài liệu nhằm đảm bảo tham khảo nhanh và hiệu quả.
AREAS OF RESPONSIBILITIES/CHI TIẾT CÔNG VIỆC
1. Collect, coordinate and update result of support request from other department.
Tổng hợp, điều phối và cập nhật kết quả các công việc hỗ trợc phòng ban khác.
2. Update contractors' operation reports and other reports
Cập nhật báo cáo hoạt động của các nhà thầu và các báo cáo khác
3. Monitor purchases, contract end time, invoice, prepare and submit payment and prepare new agreement
Theo dõi quá trình mua hàng, hạn hợp đồng, hóa đơn, thực hiện thanh toán và chuẩn bị hợp đồng mới
4. Spot check cleaning result and work with contractor to improve (if any)
Kiểm tra ngẫu nhiên kết quả vệ sinh và yêu cầu nhà thầu cải thiện (nếu cần thiết)
5. Estimating stationary usage and submit request.
Dự trù số lượng và đặt văn phòng phẩm
6. Prepare and arrange documentation of team in a neat and clear method
Chuẩn bị và sắp xếp tài liệu, báo cáo bộ phận gọn gàng và ngăn nắp
7. Translating documents into English and Vietnamese
Dịch các tài liệu cần thiết sang Tiếng Anh và Tiếng Việt.
8. Booking tickets and transport for team on business trip
Đặt vé và phương tiện di chuyển cho nhân viên bộ phận đi công tác.
9. Taking minutes of meeting when requested
Ghi chép biên bản cuộc họp khi được yêu cầu.
10. Taking care all the information on the information board
Quản lý thông tin trên bảng thông tin phòng.
11. Taking care the asset management system
Quản lý hệ thống Quản lý tài sản
12. Other related tasks assigned by manager
Thực hiện các công việc khác có liên quan do trưởng phòng giao
JOB SPECIFICATIONS/YÊU CẦU CÔNG VIỆC
MINIMUM ACADEMIC/PROFESSIONAL QUALIFICATION
YÊU CẦU TỐI THIỂU VỀ BẰNG CẤP, CHỨNG CHỈ
• Nationality: Vietnamese
Quốc tịch: Việt Nam
• Bachelor degree, good writing and speaking in English
Tốt nghiệp Đại học, có thể nói và viết tốt tiếng Anh
RELATED EXPERIENCE/YÊU CẦU VỀ KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
• At least 01 years working experience in Facilities/Properties field or in the same position
Ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc ở bộ phận quản lý cơ sở vật chất/tòa nhà hoặc ở vị trí tương đương.
COMPETENCIES (KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES)
YÊU CẦU VỀ KIẾN THỨC, KỸ NĂNG, KHẢ NĂNG LÀM VIỆC
• Good Speaking, Writing skills / Kỹ năng nói, viết tiếng Anh tốt
• Work prioritizing and arrangement ability/ Có khả năng sắp xếp công việc
• Communication ability and service oriented mind / Có khả năng giao tiếp và tư duy service
• Good Computer skills/ Có kỹ năng máy tính tốt
• Competence Report and good Planning skills/ Có kỹ năng viết báo cáo và lên kế hoạch
• Detail mind and observation ability/ Quan tâm đến chi tiết và có khả năng quan sát tốt
COMPETENCIES (BEHAVIORAL)
YÊU CẦU VỀ HÀNH VI, THÁI ĐỘ
• Honesty / Trung thực
• Careful / Cẩn thận
• Positive can-do attitude / Thái độ tích cực
• Hard working / Chăm chỉ
• Self-motivated / Năng động
If you are interested in this position, please send a CV via email to [protected info] with title [TH School-1221] Admin Officer - Full name