Mô tả công việc
Bạn sẽ báo cáo trực tiếp cho
Trưởng Bộ phận Buồng phòng hoặc Trợ lý Trưởng Bộ phận Buồng phòng. Bạn sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ công tác hành chính và điều phối hoạt động hàng ngày của Bộ phận Buồng phòng, đảm bảo việc phối hợp giữa Bộ phận Buồng phòng với Lễ tân, Kỹ thuật, Giặt là và các bộ phận liên quan được thực hiện hiệu quả, góp phần duy trì tiêu chuẩn dịch vụ và chất lượng phòng theo tiêu chuẩn của khách sạn.
Phân công công việc
Công tác hành chính và điều phối
Điều phối các hoạt động hàng ngày của Bộ phận Buồng phòng thông qua việc cập nhật và trao đổi tình trạng phòng với Bộ phận Lễ tân.
Quản lý và lưu trữ chính xác các hồ sơ, bao gồm phân công phòng, tình trạng phòng, yêu cầu sửa chữa, biên bản đồ thất lạc và các báo cáo của Bộ phận Buồng phòng.
Chuẩn bị bảng phân công công việc hàng ngày cho
nhân viên buồng phòng và các báo cáo về năng suất làm việc.
Tiếp nhận và trả lời các cuộc gọi điện thoại, đồng thời phản hồi kịp thời các yêu cầu từ khách và các bộ phận khác.
Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi việc thực hiện các yêu cầu của khách nhằm đảm bảo được xử lý đầy đủ và đúng thời gian.
Hỗ trợ soạn thảo thư từ, báo cáo, biên bản họp và các tài liệu hành chính của bộ phận.
Quản lý và bảo mật các hồ sơ, tài liệu và thông tin nội bộ của Bộ phận Buồng phòng.
Hỗ trợ vận hành
Theo dõi tiến độ vệ sinh phòng và cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống quản lý khách sạn (PMS).
Phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật để xử lý các yêu cầu sửa chữa phát sinh từ nhân viên buồng phòng.
Phối hợp với Bộ phận Giặt là nhằm đảm bảo việc giao nhận đồ giặt của khách, đồng phục nhân viên và đồ vải khách sạn được thực hiện đúng thời gian.
Điều phối công tác chuẩn bị phòng VIP, các yêu cầu đặc biệt của khách và các đoàn khách đến cùng các bộ phận liên quan.
Theo dõi tồn kho vật tư, hóa chất và đồ dùng của Bộ phận Buồng phòng; phối hợp với Bộ phận Mua hàng và Kho để bổ sung kịp thời.
Theo dõi việc sử dụng và bảo quản trang thiết bị, dụng cụ cũng như vật tư văn phòng của Bộ phận Buồng phòng.
Chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, thắc mắc hoặc phản hồi của khách một cách chuyên nghiệp, lịch sự và kịp thời.
Theo dõi kết quả xử lý nhằm đảm bảo các vấn đề của khách được giải quyết hoàn toàn và khách hài lòng với dịch vụ.
Luôn duy trì thái độ tích cực, thân thiện và chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách.
Hỗ trợ Bộ phận Buồng phòng mang đến trải nghiệm lưu trú chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn.
Công tác phối hợp
Là đầu mối liên lạc giữa Bộ phận Buồng phòng với các bộ phận vận hành khác trong khách sạn.
Đảm bảo các thông tin vận hành được truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời đến nhân viên Buồng phòng.
Hỗ trợ chuẩn bị và điều phối các buổi họp giao ca, phổ biến các thông tin và chỉ đạo mới của bộ phận.
Tuân thủ quy định
Tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn vận hành của khách sạn cũng như tiêu chuẩn thương hiệu.
Bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng và các thông tin nội bộ của khách sạn.
Tuân thủ các quy định về an toàn lao động, vệ sinh,
phòng cháy chữa cháy và an ninh trong phạm vi công việc.
Hỗ trợ các đợt kiểm tra nội bộ, đánh giá chất lượng và các chương trình đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ.
Các nhiệm vụ khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng Bộ phận Buồng phòng hoặc Ban Quản lý khách sạn.
Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm, duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả với các bộ phận trong khách sạn và góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
