HR & Admin Executive

❖ ACCOUNTABILITY & RESPONSIBILITIES / NGHĨA VỤ & TRÁCH NHIỆM:
• Manage file files, official dispatches and documents
Quản lý hồ sơ, công văn và tài liệu
• Drafting forms and administrative documents as requested by superiors
Soạn thảo biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên
• Manage and purchase stationery and office equipment for the company
Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty
• Plan, monitor, maintain electronic equipment (computers, printers, photocopiers...), manage company assets
Lập kế hoạch, giám sát, bảo trì thiết bị điện tử (máy tính, máy in, máy photocopy...), quản lý tài sản công ty
• Carry out logistics work to prepare for company meetings and events
Thực hiện các công việc để chuẩn bị cho các cuộc họp và sự kiện của công ty
• Perform other office-related tasks as requested by superiors.
Thực hiện các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên.
• Inspecting, timekeeping, calculating salaries on the basis of actual monthly data of reporting departments and calculating the collection and payment of salary-based regimes such as social insurance, health insurance, unemployment insurance, elaboration of procedures for settlement of sickness, sickness benefits, etc maternity, occupational accidents, occupational diseases, survivorship, retirement for personnel in accordance with the State's regulations and the Company's regulations;
Kiểm tra, chấm công, tính tiền lương trên cơ sở số liệu thực tế hàng tháng của các bộ phận báo cáo và tính toán việc thu, đóng chế độ theo tiền lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, lập thủ tục giải quyết ốm đau, chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, nghỉ hưu cho nhân sự theo quy định của Nhà nước và quy định của Công ty ban hành;
• Prepare job offer letters/ labour contracts / appendixes to labour contracts; prepare contracts using available templates, collect signatures from both sides, follow up with contract's expiration dates, maintain and store signed contract copies properly;
Chuẩn bị thư mời làm việc/hợp đồng lao động/phụ lục hợp đồng lao động; chuẩn bị hợp đồng theo các mẫu có sẵn, thu thập chữ ký của cả hai bên, theo dõi ngày hết hạn của hợp đồng, duy trì và lưu trữ các bản sao hợp đồng đã ký đúng cách;
• Company overview training for new employees
Đào tạo tổng quan về công ty cho người lao động mới
• Answering questions about benefits for employees
Giải đáp các thắc mắc về các chế độ cho người lao động
❖ AUTHORITY/ QUYỀN HẠN CÔNG VIỆC:
• Perform all administration matters;
Thực hiện tất cả các công việc hành chính;
• Actively manage and handle the work of the Department in accordance with the assigned functions and tasks.
Chủ động quản lý, xử lý công việc của Bộ theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.