Kế Toán Mua Hàng

Tiếp nhận nhu cầu mua VPP, công cụ dụng cụ, thiết bị, vật tư từ các phòng ban và hệ thống Cửa hàng.
Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa/thay thế các thiết bị hỏng tại Cửa hàng như:
Máy in, máy tính, máy POS;
Điều hòa, tủ mát, tủ đông;
Đèn, điện, nước;
Kệ, giá, bàn ghế và các thiết bị phục vụ vận hành;
Các trang thiết bị khác theo nhu cầu thực tế.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của yêu cầu trước khi thực hiện mua sắm/sửa chữa.
Làm rõ thông số, số lượng, tình trạng thiết bị và thời gian cần sử dụng nếu yêu cầu chưa đầy đủ.
Theo dõi toàn bộ tiến độ từ khi tiếp nhận nhu cầu đến khi hoàn tất.
Tìm kiếm, mở rộng và xây dựng danh sách NCC VPP, thiết bị, vật tư, sửa chữa - bảo trì phù hợp.
Tìm kiếm NCC mới khi:
NCC hiện tại không đáp ứng;
Giá không cạnh tranh;
Chất lượng/dịch vụ không đạt;
Phát sinh nhu cầu mới.
Thu thập báo giá và thông tin dịch vụ từ các NCC.
So sánh tối thiểu các tiêu chí: giá - chất lượng - thời gian đáp ứng - bảo hành - điều kiện thanh toán - năng lực NCC.
Đề xuất NCC phù hợp theo từng nhu cầu.
Duy trì và đánh giá định kỳ danh sách NCC.
Thực hiện đặt hàng sau khi nhu cầu được phê duyệt.
Theo dõi tình trạng đơn hàng, thời gian giao hàng và số lượng thực tế.
Phối hợp với Cửa hàng/Kho/Phòng ban để kiểm tra việc nhận hàng.
Xử lý các trường hợp: Giao thiếu; Giao sai; Hàng lỗi/hỏng; Chậm giao;Không đúng quy cách.
Theo dõi đổi/trả/bảo hành khi phát sinh.
Tiếp nhận thông tin thiết bị hỏng từ Cửa hàng.
Phối hợp xác định tình trạng và nhu cầu sửa chữa/thay thế.
Tìm kiếm NCC/đơn vị kỹ thuật phù hợp.
Thu thập báo giá sửa chữa và đề xuất phương án xử lý.
Theo dõi tiến độ sửa chữa, thời gian hoàn thành.
Kiểm tra kết quả sau sửa chữa và phối hợp với Cửa hàng xác nhận nghiệm thu.
Theo dõi thời hạn bảo hành đối với các hạng mục sửa chữa/thay thế.
Theo dõi, cập nhật giá mua các nhóm hàng thường xuyên phát sinh.
So sánh giá giữa các NCC, hạn chế mua hàng với mức giá bất hợp lý.
Kiểm soát việc mua sắm theo đúng ngân sách/định mức được phê duyệt.
Kiểm tra hóa đơn, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản bàn giao/nghiệm thu và các hồ sơ liên quan.
Phối hợp với Kế toán thanh toán hoàn thiện hồ sơ thanh toán cho NCC.
Lưu trữ và quản lý hồ sơ mua hàng theo quy định.
Báo cáo định kỳ tình hình mua sắm, sửa chữa và các nhu cầu đang xử lý.
Báo cáo các vấn đề phát sinh liên quan đến NCC, chất lượng, giá và tiến độ.
Đề xuất các giải pháp: Tối ưu chi phí; Rút ngắn thời gian mua hàng; Chuẩn hóa NCC; Xây dựng danh mục hàng hóa/VPP thường xuyên sử dụng; Hạn chế mua lẻ, mua phát sinh không kiểm soát.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.