Kế Toán Thanh Toán & Thu Hồi Công Nợ (Account Payable Cum Account Receivable)

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm kiểm soát và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán của Công ty, theo dõi và thu hồi công nợ phải thu khách hàng, đảm bảo các khoản phải thu/phải trả được ghi nhận chính xác, thanh toán đúng hạn và tuân thủ quy trình, chính sách tài chính - kế toán của Công ty.
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
A. Kế toán thanh toán - Accounts Payable
• Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ đề nghị thanh toán từ các bộ phận.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và hợp lý của chứng từ thanh toán.
• Lập kế hoạch và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn và quy trình được phê duyệt.
• Kiểm tra số dư công nợ phải trả và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp khi cần thiết.
• Theo dõi các khoản tạm ứng, hoàn ứng và các khoản phải trả khác.
• Kiểm tra và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vào hệ thống kế toán.
• Theo dõi các khoản thanh toán đến hạn, quá hạn và các khoản cần xử lý đặc biệt.
• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế và các yêu cầu kiểm tra nội bộ.
B. Kế toán công nợ phải thu - Accounts Receivable
• Theo dõi chi tiết công nợ phải thu quá hạn và làm báo cáo phải thu hàng tuần.
• Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng.
• Phát hành/gửi statement of account, payment reminder và các thông báo công nợ cho khách hàng.
• Chủ động liên hệ với khách hàng để đôn đốc các khoản công nợ đến hạn và quá hạn.
• Theo dõi và phân loại công nợ theo aging: current, overdue, bad debt...
• Phối hợp với Sales/Operations/Customer Service để xử lý các trường hợp khách hàng chậm thanh toán, tranh chấp công nợ hoặc chưa hoàn thiện chứng từ.
• Thực hiện các bước thu hồi công nợ theo quy trình của Công ty, bao gồm gửi payment reminder, warning letter và escalation lên cấp quản lý khi cần thiết.