Lễ Tân Hành Chính

1. Thực hiện công tác bảo mật thông tin, văn thư lưu trữ, ban hành các văn bản đã được BGĐ phê duyệt:
● Tổ chức bảo mật thông tin, hồ sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
● Soạn thảo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo và Trưởng phòng.
● Nhận, chuyển công văn tài liệu nội bộ giữa Ban Lãnh đạo và các Phòng ban; giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài.
● Theo dõi vào sổ công văn, photo tài liệu, gửi thư hoặc fax.
● Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi, công văn đến bằng bản mềm hoặc tại các file lưu đúng nguyên tắc.
● Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước và Công ty. Trực tiếp kiểm tra, đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài.
● Ban hành các văn bản đã được Tổng Giám đốc phê duyệt đến toàn thể cán bộ nhân viên. Tiếp nhận, tổng hợp, phân tích thông tin phản hồi nội bộ đối với các hoạt động trong Công ty.
2. Thực hiện công tác lễ tân
Thực hiện các công việc liên quan đến công tác lễ tân khánh tiết (trực các tổng đài, phục vụ đồ dùng lễ tân khánh tiết, tiếp khách, lễ tân sự kiện), đặt cơm trưa phục vụ BLĐ, nước uống, tạp vụ, cây xanh, hoa tươi, đặt tiệc nhà hàng, teabreak, rượu tiếp khách, bánh kẹo, Phục vụ sinh nhật BLĐ và các ĐVKD, trực phục vụ BLĐ....
a. Trực tổng đài
- Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân khánh tiết như trực tổng đài, nghe và giải đáp các câu hỏi của khách hàng hoặc nối máy tới các bộ phận liên quan;
- Tiếp đón, hướng dẫn các khách hàng đến giao dịch tại Công ty và báo lại cho các đơn vị liên quan.
b. Phục vụ công tác lễ tân cho HĐQT, Ban Tổng Giám Đốc, Giám đốc các Khối
- Mua và phục vụ bánh kẹo, chè, café, nước uống... cho Ban lãnh đạo;
- Trực quầy lễ tân để đón khách, phục vụ hậu cần cho BLĐ
- Kiểm tra đồ bánh kẹo, công tác vệ sinh và đồ dùng Văn phòng phẩm, nước uống, bóng đèn, nhiệt độ ... và các đồ dùng khác hàng ngày trong phòng Ban lãnh đạo;
- Xử lý các phát sinh và yêu cầu khác của Ban lãnh đạo.
c. Đặt phòng họp cho các phòng ban.
- Bố trí phòng họp cho các Khối/Phòng theo đăng ký đặt phòng họp của các đơn vị;
- Chuẩn bị phòng họp, kiểm tra vệ sinh và quản lý các trang thiết bị phục vụ phòng họp như cốc phòng họp, bóng đèn, bàn ghế;
- Chuẩn bị nước uống, giấy bút, máy chiếu, màn chiếu, sắp xếp lại bàn ghế,..
- Phục vụ teabreak cho các cuộc họp nếu có yêu cầu.
d. Làm lễ tân cho các sự kiện
- Phối hợp với các bộ phận liên quan làm lễ tân cho các sự kiện, cuộc họp, đào tạo, lễ ký kết đại hội cổ đông, hội thảo.... và tổ chức đón tiếp khách cho các đoàn.
e. Quản lý, theo dõi, cấp phát nước uống, cây xanh cho cán bộ nhân viên các Khối Hội sở.
- Quản lý tình hình sử dụng các cây nước uống tại văn phòng;
- Liên hệ với đầu mối phụ trách để gọi nước và cấp phát nước uống khi hết nước;
- Theo dõi tình hình cây xanh, lấy ý kiến phản hồi của CBNV các khối báo lại cho đầu mối phụ trách các mảng cây xanh để phục vụ kịp thời.
f. Quản lý tạp vụ, phối hợp với Ban quản lý tòa nhà.
- Thực hiện các công việc, phối hợp với Ban quản lý tòa nhà xử lý các vấn đề phát sinh về công tác vệ sinh, Tạp vụ và các công việc liên quan tới khu vực thuê của Công ty;
- Ghi nhận các yêu cầu của CBNV về vấn đề tạp vụ vệ sinh và báo ngay cho BQL Tòa nhà để được giải quyết;
- Thực hiện các công tác giặt thảm, phun thuốc nếu phát sinh.
g. Phục vụ sinh nhật Ban lãnh đạo, Giỗ chạp tứ thân phụ mẫu Ban Lãnh đạo, Sinh nhật Chi nhánh
- Phục vụ các công tác hậu cần Giỗ chạp tứ thân phụ mẫu Ban Lãnh đạo, SN cho BLĐ;
- Đặt hoa chúc mừng SN.
3. Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch
● Theo dõi, tổng hợp nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm và lập kế hoạch trình Trưởng phòng. Thực hiện mua sắm, cấp phát cho các phòng ban.
● Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập báo cáo thực trạng, đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời.
4. Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của TP/ BLĐ.
5. Các chi tiết khác sẽ trao đổi cụ thể trong quá trình phỏng vấn.