Lễ Tân Tòa Nhà/ receptionist

Phạm vi công việc: Phụ trách các công tác tiếp đón Chủ hộ, Khách thuê, Khách; chăm sóc khách hàng
Trách nhiệm
Gặp gỡ và chào hỏi chủ hộ, khách thuê và khách
Trả lời kịp thời và lịch sự về tất cả các tin nhắn, yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại, giao hàng, v.v. cho chủ hộ, khách thuê và khách hàng
Cập nhật tất cả các thông tin liên quan đến dịch vụ và cơ sở vật chất bên trong khu tiền sảnh cũng như khu vực xung quanh và tích cực truyền đạt những thông tin đó cho cư dân/ khách thuê
Giám sát và kiểm soát việc ra vào tòa nhà với sự hợp tác của Bộ phận An ninh
Đảm bảo sảnh đợi luôn được vệ sinh sạch sẽ và trật tự
Chào người gọi bằng giọng vui vẻ và dễ chịu trong vòng ba lần đổ chuông điện thoại
Trả lời trực tiếp hoặc chuyển tiếp tất cả các cuộc điện thoại bên ngoài theo chính sách và quy trình của công ty
Đáp ứng và giải quyết khi có thể tất cả các yêu cầu, tin nhắn, yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại, giao hàng, v.v. của cư dân, người thuê và khách, một cách hiệu quả và lịch sự
Duy trì việc cập nhật kiến thức về toàn bộ tòa nhà để khách nhận được thông tin chính xác và nhanh chóng khi được yêu cầu
Ứng phó với các tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh và hiệu quả, theo hướng dẫn của công ty
Đảm bảo ghi các chi tiết cụ thể vào sổ nhật ký bàn giao
Nhận biết đầy đủ về quy trình khẩn cấp và danh sách số điện thoại cần gọi
Duy trì mối quan hệ làm việc tốt và hợp tác với tất cả các bộ phận khác
Thông báo cho các bộ phận liên quan và văn phòng quản lý về các yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại, v.v. của chủ hộ/ khách thuê và theo dõi để đảm bảo rằng những yêu cầu này được giải quyết
Đảm bảo rằng tất cả đồ đạc, vật dụng trang trí và/ hoặc thiết bị nằm trong hoặc ngay bên ngoài sảnh đợi, khu vực lễ tân được giữ trong tình trạng ngăn nắp và hoạt động tốt và khi cần thiết, phối hợp với văn phòng quản lý và các bộ phận khác để đảm bảo việc sửa chữa, dọn dẹp, v.v. được thực hiện kịp thời
Hạn chế khách chờ ở khu vực Lễ tân để đảm bảo rằng tài xế, nhân viên giao dịch, nhân viên giao hàng, bạn bè của nhân viên, v.v. không được phép ở lại khu vực này
Cập nhật danh sách cư dân, khách thuê, bao gồm cả khách tạm trú, v.v
Bất kỳ nhiệm vụ nào cần thiết cho hoạt động trơn tru của Tòa nhà