Logistics Specialist - Documentation

1. Mục tiêu công việc (Job Purpose)
Chịu trách nhiệm thực hiện, kiểm soát và hoàn thiện toàn bộ quy trình chứng từ xuất khẩu (SI, VGM, B/L, Hun trùng, chứng từ khai báo đặc thù Úc/New Zealand); đảm bảo Bill of lading phát hành chính xác, đúng hạn định (deadline/ATD), tuân thủ quy định hàng hải - hải quan và hạn chế tối đa chi phí phát sinh.
2. Trách nhiệm & Nhiệm vụ chính (Key Responsibilities)
A. Quản lý & Phát hành Chứng từ Vận tải (Documentation & Compliance)
• Lập & xử lý Shipping Instructions, Verified Gross Mass cho từng lô hàng xuất khẩu:
Tạo Shipping Instruction (SI) và VGM cho toàn bộ các lô hàng xuất khẩu; thực hiện phân bổ mã HS Code chi tiết theo yêu cầu (nếu có từ FWD và hãng tàu)
In và đóng dấu mộc phiếu VGM bản cứng để đơn vị vận chuyển làm thủ tục hạ container tại các cảng nước sâu (CMIT, SSIT).
Xử lý kịp thời mọi vấn đề phát sinh sau khi submit Shipping Instructions.
• Kiểm soát Vận đơn (Bill of Lading - B/L):
Kiểm tra và xác nhận Draft B/L, Debit Note với hãng tàu/forwarder cho các lô hàng xuất khẩu. Xử lý thủ tục làm thư cam kết LOI để xin cấp Telex Release.
Theo dõi, đôn đốc nhà xe (trucking vendor) thu nhận B/L gốc sau khi thanh toán chi phí xuất khẩu.
Thu thập đầy đủ bộ B/L bao gồm bản mềm và bản cứng, sau đó tổng hợp bàn giao cho khách hàng và bộ phận Hải quan (Customs team).
• Hồ sơ Hun trùng (Fumigation):
Lập kế hoạch hun trùng, gửi và cập nhật chi tiết lô hàng cho đơn vị dịch vụ VFC.
Kiểm tra và xác nhận bản thảo chứng thư hun trùng (Draft Fumigation).
Nhận chứng thư hun trùng bản cứng và bàn giao cho bộ phận Hải quan.
Chứng từ tuân thủ thị trường xuất khẩu đặc thù:
Hoàn thành bộ hồ sơ xuất khẩu đi Úc: Cargo Weight Declaration, Packing Declaration, Storage Declaration.
Hoàn thành bộ hồ sơ xuất khẩu đi New Zealand: Quarantine Declaration & Storage Declaration.
B. Quản lý Chi phí & Nhà vận tải (Cost & Risk Management)
• Quản lý Local Charges: Tổng hợp danh sách các chuyến cần thanh toán phí địa phương (gom hóa đơn điện tử E-invoice, B/L) gửi cho công ty dịch vụ chi hộ để thanh
toán đúng hạn.
• Kiểm soát & Tối ưu chi phí: Trực tiếp làm việc, đàm phán với các forwarders, hãng tàu để miễn giảm hoặc xóa bỏ các chi phí phát sinh ngoài ý muốn.
C. Báo cáo & Phục vụ Khách hàng (Reporting & Customer Service)
Gửi báo cáo tổng hợp mỗi ngày cho khách hàng ở Mỹ thực hiện file ISF ít nhất 2 ngày làm việc trước ETD.
Gửi email báo cáo hàng ngày (Daily Bill Lading Report) cập nhật danh sách các chuyến đang chờ B/L, các chuyến bị hoãn/trễ so với ETD, và các Bill đang chờ phê duyệt Telex Release.
Theo dõi, rà soát và phản hồi kịp thời email từ khách hàng, đảm bảo thông tin luôn minh bạch, rõ ràng và giải quyết nhanh các yêu cầu.