Mailroom Staff

Mô tả Công việc
Quản lý phòng thư, tiếp nhận thư, phân loại và phát cho các bộ phận
Manage the mailroom, receive, sort and distribute incoming mail to relevant departments
Quản lý và thực hiện thanh toán các dịch vụ chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, UPS, Viettel, v.v.)
Manage and process payments for courier and express delivery services (DHL, FedEx, UPS, Viettel, etc.)
Kiểm tra, đối soát hóa đơn và chi phí vận chuyển hàng tháng với các nhà cung cấp
Verify and reconcile monthly invoices and shipping costs with service providers
Theo dõi, quản lý chi phí chuyển phát; lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng)
Monitor and track courier expenses; prepare periodic reports (weekly/monthly)
Hướng dẫn và hỗ trợ các bộ phận trong công ty sử dụng dịch vụ chuyển phát đúng quy trình.
Provide guidance and support to internal departments on proper use of courier services and procedures
Phối hợp với nhà cung cấp để xử lý các vấn đề phát sinh (chậm giao, thất lạc, sai lệch chi phí..)
Coordinate with service providers to resolve issues (delays, lost shipments, billing discrepancies).
Đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và yêu cầu kiểm soát chi phí
Ensure compliance with company policies and cost control requirements
Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp
Propose cost optimization solutions and recommend suitable courier options
Lưu trữ, quản lý hồ sơ và chứng từ liên quan đến dịch vụ chuyển phát và thanh toán
Maintain records and documentation related to courier services and payments
Các công việc khác được giao bởi trưởng bộ phận.
Others job assigned by Part Leader/Group Leader.