Material Controller/ Nhân Viên Kiểm Soát Vật Tư

Role purpose
Make sure the right materials and parts are available at the right time so production never waits. The Material Controller turns engineering BOMs into clear material requirements, tracks the status of every purchased, in-house manufactured, and subcontracted part against the production schedule, and drives suppliers and internal teams to deliver on time - catching shortages and delays before they stop the line.
Mục đích công việc
Đảm bảo đúng vật tư và linh kiện luôn sẵn sàng đúng thời điểm để sản xuất không phải chờ đợi. Nhân viên Kiểm soát Vật tư chuyển bảng vật tư kỹ thuật (BOM) thành yêu cầu vật tư rõ ràng, theo dõi trạng thái của từng linh kiện mua ngoài, sản xuất nội bộ và gia công ngoài theo kế hoạch sản xuất, đồng thời thúc đẩy nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ giao hàng đúng hạn - phát hiện sớm tình trạng thiếu hụt và chậm trễ trước khi chúng làm gián đoạn sản xuất.
Key responsibilities
Material planning from BOMs
• Read and interpret multi-level engineering BOMs and drawings; explode them to the part level with correct quantities.
• Classify each item (purchase / manufacture / stock / subcontract) and assign realistic lead times.
• Back-schedule order-by and start dates from the production need dates so materials arrive in time.
Procurement & supplier follow-up
• Work with Purchasing to ensure POs are raised on time; track PO numbers, supplier confirmations, ETAs and actual receipts.
• Proactively chase open and late items; escalate risks early and propose mitigation (expedite, substitute, re-sequence).
• Keep the material tracker current and accurate - a single source of truth, not a stale spreadsheet.
In-house & subcontract (send-out) tracking
• Track manufactured parts through their process steps (cutting, bending, welding, machining, grinding, painting, QC).
• Manage parts sent out to subcontractors (e.g. machining/drilling): record what's out, with whom, when it's due back, and chase overdue returns.
• Monitor work-in-progress and flag parts that have stalled.
Cross-functional coordination
• Coordinate daily with Engineering (BOM and spec changes), Purchasing (lead times, POs), Production & Planning (need dates and priorities), Warehouse/Stores (stock, goods receipt) and QC.
• Communicate material status and risks clearly to the people who need to act on them.
Data & reporting
• Maintain accurate material master data and stock records; reconcile discrepancies.
• Report material status and KPIs: on-time material availability, open shortages, supplier on-time delivery, items overdue at subcontractors.
Trách nhiệm chính
Lập kế hoạch vật tư từ BOM
• Đọc và phân tích BOM kỹ thuật nhiều cấp và bản vẽ; bóc tách đến từng chi tiết với số lượng chính xác.
• Phân loại từng hạng mục (mua ngoài / sản xuất / tồn kho / gia công ngoài) và ấn định thời gian cung ứng (lead time) hợp lý.
• Tính ngược ngày đặt hàng và ngày bắt đầu từ ngày cần dùng trong sản xuất để vật tư về kịp thời.
Thu mua & theo dõi nhà cung cấp
• Phối hợp với bộ phận Thu mua để đảm bảo đơn đặt hàng (PO) được phát hành đúng hạn; theo dõi số PO, xác nhận của nhà cung cấp, ngày dự kiến nhận hàng (ETA) và ngày thực nhận.
• Chủ động đôn đốc các hạng mục còn mở và bị trễ; cảnh báo rủi ro sớm và đề xuất biện pháp xử lý (đẩy nhanh, thay thế, sắp xếp lại trình tự).
• Cập nhật file kiểm soát vật tư chính xác và kịp thời - là nguồn dữ liệu thống nhất, không phải một bảng tính lỗi thời.
Theo dõi sản xuất nội bộ & gia công ngoài (gửi ngoài)
• Theo dõi các chi tiết sản xuất qua từng công đoạn (cắt, chấn/uốn, hàn, gia công cơ khí, mài, sơn, QC).
• Quản lý các chi tiết gửi gia công ngoài (ví dụ: gia công cơ khí/khoan): ghi nhận chi tiết nào đang gửi, gửi ở đâu, hạn trả về khi nào, và đôn đốc các chi tiết trả về trễ hạn.
• Giám sát tiến độ sản phẩm dở dang và đánh dấu các chi tiết bị đình trệ.
Phối hợp liên phòng ban
• Phối hợp hằng ngày với Kỹ thuật (thay đổi BOM và thông số), Thu mua (lead time, PO), Sản xuất & Kế hoạch (ngày cần dùng và mức ưu tiên), Kho (tồn kho, nhập kho) và QC.
• Truyền đạt rõ ràng trạng thái vật tư và rủi ro tới những người cần xử lý.
Dữ liệu & báo cáo
• Duy trì dữ liệu vật tư gốc và hồ sơ tồn kho chính xác; đối chiếu và xử lý chênh lệch.
• Báo cáo trạng thái vật tư và các chỉ số KPI: tỷ lệ vật tư sẵn sàng đúng hạn, các thiếu hụt còn tồn, tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp, các chi tiết trễ hạn tại đơn vị gia công ngoài