Chi tiết tuyển dụng
Mô tả công việc
TỔNG QUAN VỊ TRÍ
Hình thức: Full time từ Thứ 2 đến Thứ 6
HR & Administrative Coordinator là vị trí phụ trách Nhân sự - Hành chính và vận hành nội bộ cho Group công ty hoạt động tại cùng cơ sở.
Nhân sự sẽ làm việc và phối hợp trực tiếp với Ban Lãnh đạo, đồng thời hỗ trợ hoạt động của hai đơn vị:
Viện Tâm Lý Việt Nam (Vietnam Institute of Psychology - VIP)
Quy mô nhân sự: khoảng 5-6 người
Meraki Physio - Phòng khám Nắn chỉnh
Quy mô nhân sự: khoảng 6-9 người
Tổng quy mô nhân sự: khoảng 12-15 người.
Vị trí đóng vai trò là đầu mối phụ trách và điều phối các công việc liên quan đến HR, tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, chấm công - nghỉ phép, onboarding - offboarding, hành chính văn phòng, mua sắm và vận hành nội bộ.
Nhân sự ở vị trí này cần có khả năng tổ chức công việc, quản lý hồ sơ và dữ liệu, giao tiếp nội bộ, theo dõi tiến độ và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời từng bước xây dựng và chuẩn hóa hệ thống HR & Admin cho Group.
Các quyết định chiến lược về nhân sự, chính sách và các vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban Lãnh đạo sẽ do CEO/Ban Lãnh đạo quyết định; vị trí này chịu trách nhiệm triển khai, điều phối, theo dõi và đảm bảo thực hiện hiệu quả.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN SỰ - HR OPERATIONS
Là đầu mối tiếp nhận và hỗ trợ nhân sự về các vấn đề liên quan đến:
Chính sách và quy trình nội bộ
Nội quy và quy định làm việc
Nghỉ phép, chấm công
Quyền lợi và các vấn đề nhân sự khác.
Phối hợp thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng:
Xác định nhu cầu tuyển dụng cùng quản lý bộ phận
Đăng tuyển và quản lý tin tuyển dụng
Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên
Liên hệ và trao đổi với ứng viên
Sắp xếp lịch phỏng vấn
Theo dõi kết quả và phản hồi ứng viên.
Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu phục vụ quá trình tiếp nhận nhân sự mới.
Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự của toàn Group.
Soạn thảo, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan.
Theo dõi thời hạn hợp đồng, thử việc và các mốc nhân sự quan trọng.
Điều phối quy trình Onboarding - Offboarding.
Theo dõi chấm công, nghỉ phép và các dữ liệu nhân sự định kỳ.
Cập nhật và
quản lý dữ liệu nhân sự đảm bảo chính xác, đầy đủ và bảo mật.
Hỗ trợ triển khai các hoạt động đánh giá hiệu suất, KPI và review nhân sự theo quy trình của công ty.
Theo dõi tình trạng nhân sự, các vấn đề phát sinh và phối hợp với quản lý các bộ phận để xử lý.
Hỗ trợ triển khai các hoạt động đào tạo, phát triển và gắn kết nhân sự.
Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc xây dựng, cập nhật và triển khai các chính sách, quy trình nhân sự.
Đảm bảo các quy trình nhân sự được thực hiện thống nhất giữa VIP và Meraki Physio.
HÀNH CHÍNH - ADMINISTRATION
Quản lý các công việc hành chính hàng ngày tại văn phòng/cơ sở.
Quản lý và sắp xếp hệ thống hồ sơ, tài liệu bản cứng và bản mềm.
Đảm bảo các tài liệu, biểu mẫu và hồ sơ nội bộ được lưu trữ khoa học, dễ dàng tra cứu.
Quản lý các nhu cầu về văn phòng phẩm, vật tư và các công cụ phục vụ hoạt động chung.
Phối hợp mua sắm, làm việc với nhà cung cấp và theo dõi tình trạng đơn hàng.
Theo dõi tình trạng tài sản, thiết bị và các vật dụng dùng chung.
Quản lý việc cấp phát, bàn giao và thu hồi tài sản/công cụ khi cần thiết.
Phối hợp đảm bảo môi trường làm việc tại văn phòng/cơ sở được duy trì đầy đủ, chuyên nghiệp và thuận tiện.
Quản lý các công việc hành chính liên quan đến văn phòng, giấy tờ và các dịch vụ bên ngoài.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hoạt động nội bộ và các sự kiện của công ty khi cần.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.
QUẢN LÝ QUY TRÌNH & VẬN HÀNH NỘI BỘ
Xây dựng, chuẩn hóa và cập nhật các quy trình HR & Admin phù hợp với hoạt động thực tế của Group.
Theo dõi việc tuân thủ các quy trình và quy định nội bộ.
Chủ động phát hiện những điểm chưa phù hợp, thiếu hiệu quả hoặc có nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình vận hành.
Đề xuất phương án cải thiện quy trình và phối hợp triển khai sau khi được phê duyệt.
Theo dõi các đầu việc liên phòng ban và đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.
Phối hợp với các quản lý/bộ phận để giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động hàng ngày.
Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong các dự án và công việc vận hành chung của Group.
Đảm bảo các quy trình và cách thức vận hành được triển khai thống nhất giữa hai đơn vị.
HỖ TRỢ QUAN HỆ NHÂN SỰ & VĂN HÓA NỘI BỘ
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực và có tính phối hợp.
Là cầu nối giữa Ban Lãnh đạo và nhân sự trong các vấn đề hành chính, quy trình và vận hành nội bộ.
Tiếp nhận các phản hồi, đề xuất hoặc vấn đề từ nhân sự và báo cáo đến cấp quản lý phù hợp.
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm tăng sự gắn kết giữa các thành viên.
Hỗ trợ truyền thông các chính sách, thông báo và quy định nội bộ đến nhân sự.
Góp phần xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và có trách nhiệm.
Yêu cầu ứng viên
Yêu cầu bắt buộc
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành
Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Quản trị văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan.
Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực HR, HR Administration, Office Administration hoặc vị trí tương đương.
Có kiến thức cơ bản về quy trình nhân sự và hành chính.
Có khả năng quản lý hồ sơ, dữ liệu và nhiều đầu việc cùng lúc.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao.
Kỹ năng giao tiếp tốt, chuyên nghiệp và có khả năng phối hợp với nhiều bộ phận.
Thành thạo Microsoft Office hoặc Google Workspace, đặc biệt là Excel/Google Sheets.
Có khả năng quản lý thông tin nội bộ và hồ sơ nhân sự một cách bảo mật.
Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc.
Có tinh thần chủ động, không chờ chỉ đạo đối với những công việc thuộc phạm vi trách nhiệm.
Có khả năng làm việc độc lập và theo sát công việc đến khi hoàn thành.
Ưu tiên
Có kinh nghiệm làm HR/Admin cho công ty có quy mô nhỏ hoặc vừa.
Có kinh nghiệm xây dựng và chuẩn hóa quy trình HR/Admin.
Có kinh nghiệm tuyển dụng và quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Có kinh nghiệm trong môi trường healthcare, clinic, professional services, education hoặc nonprofit.
Có kiến thức về Luật Lao động Việt Nam và các quy định liên quan đến hồ sơ nhân sự.
Có kinh nghiệm sử dụng HRIS hoặc các công cụ
quản lý nhân sự.
Có khả năng làm việc trong môi trường đa nhiệm và phối hợp nhiều đơn vị.
Quyền lợi/Phúc lợi
Mức lương và chế độ: Trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn.
Các thông tin chi tiết về thu nhập, thưởng, quyền lợi và chế độ làm việc sẽ được trao đổi cụ thể với ứng viên phù hợp trong quá trình phỏng vấn.
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 18:00)
Địa điểm làm việc
Saigon Pearl Villas, 92 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường Thanh Mỹ Tây (quận Bình Thạnh cũ), Thành phố Hồ Chí Minh
Ứng tuyển
Lưu tin
Ứng tuyển thực tập sinh không cần kinh nghiệm
Tuyển trưởng phòng - lương cao đãi ngộ tốt
Săn việc làm quản lý lương cao
Việc đang tuyển - nộp hồ sơ liền tay
Bứt phá thu nhập với việc làm BĐS