Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Công việc chính / Main job
a. Thực hiện công tác C&B
Kiểm soát việc chấm công, làm bảng chấm công
Phối hợp với C&B Nhà máy để báo tăng giản BHXH cho nhân viên.
Phối hợp với C&B nhà giám giải quyết các chế độ cho người lao động trong chi nhánh HCM
Làm thư mời nhận việc, HĐTV, HĐLĐ
b. Soạn thảo văn bản liên quan đến nhân sự và Hành chính tại Công ty và giải quyết thôi việc
Soạn thảo các quyết định, thông báo, công văn liên quan đến việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, luân chuyển nhân sự tại công ty
Soạn thảo Quyết định chấm dứt Hợp đồng, Thông báo chấm dứt Hợp đồng hoặc Biên bản thanh lý Hợp đồng tùy theo từng trường hợp nghỉ việc cho phù hợp
Soạn thảo công văn gửi sở ban ngành.
Thực hiện các thủ tục đối với nhân sự nghỉ việc
c. Quản lý hồ sơ và hợp đồng nhân sự
Thu Hồ sơ nhân sự theo quy định của Công ty
Soạn thảo Hợp đồng nhân sự. Tùy vào mục đích và tính chất công việc mà lựa chọn soạn thảo loại Hợp đồng cho phù hợp
Theo dõi thời hạn Hợp đồng để thực hiện tái ký hoặc thanh lý Hợp đồng cho phù hợp
d. Truyền thông nội bộ
Lên ý tưởng xây dựng, tổ chức các event nội bộ, các hoạt động tập thể nhằm tạo sự gắn kết trong tập thể cán bộ nhân viên
Tham gia tổ chức các sự kiện truyền thông của công ty, các họat động từ thiện xã hội và tham gia các hoạt động PR chung khác
Tiếp nhận yêu cầu đào tạo từ các bộ phận, liên hệ giảng viên, tổ chức một số khóa đào tạo trong công ty
e. Công tác hành chính.
Kiểm soát tuân thủ Nội quy
Theo dõi, làm các công việc liên quan đến văn phòng Nhận điện thoại, fax, phụ trách công văn chứng từ đến và đi.
Quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.
Quản lý, trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty.
Lên kế hoạch, theo dõi, bảo trì các thiết bị điện tử (máy tính, máy in, máy photo.. )và quản lý tài sản công ty.
Quản lý và sắp xếp lịch làm việc cho tài xế.
Phối hợp hoạt động của Tổ chức Công đoàn
2. Trách nhiệm chính phải hoàn thành/ Main responsibility to be finished
Lập và quản lý kế hoạch công việc của cá nhân theo Tuần, tháng, quý, năm
Đề xuất các phương án xử lý các vấn đề liên quan đến công việc.
Báo cáo Phụ trách trực tiếp công việc khi cần thiết, theo định kỳ tháng/quý/năm hoặc theo yêu cầu.
Tuân thủ tuyệt đối mọi quy định của Công ty, quy định của pháp luật và sự điều hành của cấp quản lý trực tiếp
Chịu trách nhiệm trước người quản lý trực tiếp về những công việc theo chức năng, nhiệm vụ và công việc được giao
Phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc nhằm hoàn thành công việc
Thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn, kiến thức về quản lý nhằm phát triển bản thân.
Tìm hiểu, nghiên cứu các phương pháp làm việc khoa học, cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc
Chịu trách nhiệm về tính chính xác của tất cả các văn bản, tài liệu mà mình soạn thảo.
Chịu trách nhiệm trong việc bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty.
3. Báo cáo và giám sát/ Reporting and monitoring
Báo cáo trực tiếp cho quản lý trực tiếp
4. Quyền hạn/ Authority
Yêu cầu các cá nhân liên quan cung cấp số liệu, hồ sơ và các thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được phân công
Tham gia, góp ý với các cá nhân khác trong phòng và Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân đó cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của toàn Công ty
Có quyền báo cáo vượt cấp nếu thấy cần thiết vì lợi ích chung của Công ty
Ký các văn bản, tài liệu trong phạm vi nhiệm vụ của mình