Nhân Viên Admin Kế Hoạch

1. Quản lý Tài chính & Quyết toán chi phí
Tạm ứng & Hoàn ứng: Thực hiện các thủ tục tạm ứng kinh phí cho đội ngũ kỹ thuật đi hiện trường bảo trì. Kiểm soát tính hợp lệ của các bộ chứng từ hoàn ứng (hóa đơn, biên lai) theo đúng quy định tài chính.
Sao kê chi phí: Lập báo cáo sao kê chi tiết chi phí cho từng mã vụ/mã dự án bảo hành để phục vụ việc phân tích lợi nhuận hoặc báo cáo cho Ban lãnh đạo.
2. Đầu mối Mua sắm Vật tư & Thiết bị Bảo hành
Tiếp nhận nhu cầu: Tiếp nhận các yêu cầu mua sắm vật tư, linh kiện thay thế hoặc thiết bị chuyên dụng phục vụ riêng cho công tác bảo trì/bảo hành.
Tìm kiếm & Lựa chọn nhà cung cấp: Khảo giá, so sánh chất lượng từ các nhà cung cấp vật tư kỹ thuật. Duy trì danh sách các đối tác uy tín cho các mặt hàng đặc thù.
Theo dõi đơn hàng: Lập đơn đặt hàng (PO), theo dõi tiến độ giao hàng để đảm bảo vật tư có mặt kịp thời tại công trình/dự án, tránh việc chậm trễ tiến độ khắc phục lỗi cho khách hàng.
Phối hợp bàn giao: Phối hợp với bộ phận kho hoặc kỹ thuật để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho hoặc giao trực tiếp cho dự án.
3. Kiểm soát Timesheet & Nhân lực (kế hoạch nhân sự dự án): Đầu mối thu thập, kiểm tra và đối soát Timesheet của nhân sự tại các dự án.
4. Các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, hỗ trợ hồ sơ dự án hoặc các công việc phát sinh khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.