Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng

Mô tả Công việc
Mục tiêu vị trí
- Đảm bảo cư dân, khách hàng tại Tòa nhà IEC Residences Quy Nhơn được hướng dẫn, hỗ trợ và phản hồi kịp thời, chuyên nghiệp; góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của cư dân.
Vai trò công việc
- Là đầu mối tiếp nhận thông tin giữa cư dân, khách hàng và Ban Quản lý tòa nhà; phối hợp với bộ phận kỹ thuật, an ninh và các đơn vị liên quan để giải quyết yêu cầu, phản ánh; thực hiện thủ tục dịch vụ và cập nhật dữ liệu cư dân theo phân công.
Nhiệm vụ cụ thể
- Đón tiếp và hướng dẫn: Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc; hỗ trợ đăng ký thông tin khách và nhà thầu thi công nội thất theo quy định của tòa nhà.
- Tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận ý kiến, phản ánh, yêu cầu sửa chữa hoặc hỗ trợ qua sảnh lễ tân, hotline, nhóm trao đổi và ứng dụng cư dân; ghi nhận đầy đủ nội dung, thời điểm và mức độ ưu tiên.
- Phối hợp xử lý và phản hồi: Chuyển yêu cầu đến bộ phận phụ trách; theo dõi tiến độ, đôn đốc và phản hồi kết quả cho cư dân; báo cáo Ban Quản lý các trường hợp chậm xử lý, vượt thẩm quyền hoặc có nguy cơ phát sinh khiếu nại.
- Hỗ trợ thủ tục cư dân: Hướng dẫn, tiếp nhận và phối hợp thực hiện thủ tục đăng ký nhân khẩu, thẻ từ, thẻ xe và các dịch vụ liên quan trong phạm vi được phân công.
- Truyền thông đến cư dân: Soạn thảo, trình duyệt và gửi thông báo của Ban Quản lý đến cư dân về gián đoạn điện, nước, diệt côn trùng, diễn tập phòng cháy chữa cháy, sự kiện lễ, Tết và các nội dung khác.
- Quản lý dữ liệu: Cập nhật hồ sơ cư dân, thông tin liên hệ, nhật ký tiếp nhận và kết quả xử lý vào sổ theo dõi hoặc phần mềm; lưu trữ, bảo mật dữ liệu theo quy định.
- Báo cáo và cải tiến dịch vụ: Tổng hợp tình hình tiếp nhận, xử lý yêu cầu; phản ánh vấn đề tồn đọng, đề xuất cải thiện dịch vụ và thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
Kết quả cần đạt
- Khách hàng, cư dân và nhà thầu được đón tiếp, hướng dẫn đúng quy trình, thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.
- Yêu cầu, phản ánh được ghi nhận đầy đủ, chuyển đúng đầu mối, theo dõi đến khi có kết quả và phản hồi theo thời hạn của Ban Quản lý.
- Thủ tục đăng ký nhân khẩu, thẻ từ, thẻ xe được tiếp nhận chính xác, phối hợp giải quyết kịp thời theo quy định.
- Thông báo được phê duyệt trước khi phát hành, bảo đảm chính xác, đúng đối tượng và đúng thời điểm.
- Dữ liệu cư dân, nhật ký tiếp nhận và báo cáo được cập nhật đầy đủ, chính xác; thông tin cá nhân và tài liệu nội bộ được bảo mật.